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シャッフルランチとは？

シャッフルランチは、企業側が食事代を負担する形で、違う部署の社員同士がともにランチを楽しむ制度です。この制度の主な目的は、普段はなかなか接点を持てないメンバーが交流を深めることにあります。食事を通して意見を交換することで、それぞれの立場や考え方、業務へのアプローチなどを知ることができるのは、社員にとって有益な経験です。

ほとんどの企業において、シャッフルランチは福利厚生の一環として提供されています。参加する社員は無料または安価でランチを楽しめますし、企業にとっても少ない負担で実施できるプログラムです。ランチの予算は企業によって違いますが、多くの場合は1000円から始めています。中には2500円程度まで支給するケースもあります。企業側が社員や役員に食事代を支給する場合、月額3500円までであれば給与として課税されません。そのため、シャッフルランチの実施回数によっては2500円を上回るケースもあるでしょう。

社員にとってシャッフルランチに参加するメリットは、普段とは違う特別なランチを楽しめることです。特別というのは、自分では利用する機会が少ない高級レストランなどでのランチも含まれます。こうした経験は、社員の士気を高めたりモチベーションアップにつなげたりするのに有効です。

シャッフルランチを導入する目的

では、シャッフルランチを企業が導入する目的について、さまざまな視点から解説していきます。

社内コミュニケーションの促進

シャッフルランチを行うときは、異なる部署や役職者が一緒に食事の機会が持てるよう、メンバーはランダムに選ばれます。こうすることで、業務では接点を持てない社員同士で会話する機会が作られ、職場全体のコミュニケーションが活性化できるわけです。しかし、ただ活性化されるだけではありません。例えば上司と部下、あるいはまったく違う部署間での情報共有も促進されます。

自分とは立場や業務が異なる相手と話すことで、思わぬ誤解が解けることもあるでしょう。理解を深めることで、情報の遅延を防ぐことも可能になります。親睦を深められれば疑問があったときの質問もしやすくなりますし、業務の進行がスムーズになることが期待できます。

社内の人間関係の強化

シャッフルランチは、通常の業務から離れたカジュアルな交流の場です。ラフな状態で会話をすることで、新たな人間関係の構築の場を社員に与えることもできます。シャッフルランチの費用は企業側の負担ですが、そこでの会話に業務という縛りは存在しません。メンバーをシャッフルするという規則があるだけです。

そのため、社員それぞれが自然に会話をするうち職場での協力関係を深める基盤作りが可能になります。プロジェクトによっては困難やストレスが多いこともあるでしょう。そういったときも、人間関係が強化されていれば支え合えるような風土を育てられます。お互いの長所や短所、抱えている事情などを理解でき、より効果的で強固なチームワークが期待できます。

社員のモチベーションと満足度向上

立場を超えて交流することで、社員に組織の一員であるという価値を感じてもらうこともできます。そうすれば、自分の仕事にも誇りが持てるでしょう。その結果として、モチベーションアップにもつながります。先述したように、シャッフルランチを導入することで社員が自らの経験や意見を話し、それを共有できる機会を提供できます。つまり、企業の中の自分の役割を再認識してもらう手助けにもなるというわけです。

組織が大きくなるほど、接点を持てない社員は増えていきます。特に、一般社員にとって経営陣と話す機会はなかなかありません。しかし、通常では会えないような立場の人と気軽に話せることで、企業への愛着が増すこともあります。会社が福利厚生として社員に投資することで、社員の満足度アップも図れます。

社員の価値観や考え方の理解促進

いつも同じメンバーだけで交流していると、おのずと視点が固まりやすくなります。シャッフルランチを実施することで、それを打ち破ることも可能です。

背景が違っていたり専門知識が異っていたりする相手と話すことで、気づけなかった新しい考え方や価値観が生まれることもあるでしょう。同時に、普段は見えなかったお互いの立場を理解でき、自分とは違う視点を尊重する社風が醸成されます。そして、イノベーションを促進する多様性を受け入れ、包括的な職場環境の構築にも寄与できます。

シャッフルランチの効果・メリット

つづいて、シャッフルランチを行ううえで得られる効果やメリットを紹介していきます。

新たな人間関係を構築できる

まずあげられるのは、新たな人間関係の構築です。シャッフルランチでは、異なる役職や部署といった違うバックグラウンドを持つ社員が一同に会します。通常であれば、ランチタイムは同じ部署の社員など、業務のときと同じ顔ぶれになることが多いです。その点、シャッフルランチであれば、やり取りの少ない社員同士の交流を図ることができます。

これまで話す機会がなかった相手を知ることができ、新たな人間関係が生まれるきっかけ作りになります。異なる部署の社員との新しい人間関係ができれば、お互いの専門知識を活かしての協力も可能になるでしょう。職場の協調性を高めて一体感が増し、未来のプロジェクトでの連携へとつながります。

創造性が高まりアイデアが生まれる

それぞれ違う視点や経験、意見を持つ人と話す場を設けることで、新しいアイデアが生まれやすくなります。違う意見を聞くことで、部署内では難しかった解決策を得られることもあります。シャッフルランチの良い点は、形式にとらわれないラフな環境で意見交換ができることです。環境が異なる人との意見交換は、創造的な思考の刺激になります。

それだけではありません。毎日の業務から一歩離れることも問題に対する視点を変えるきっかけにできます。新しいプロジェクトもそうですが、既存のプロセスに対しても同様です。革新的な改善提案がなされるなど、企業にとって思わぬ成果につながることも期待できます。

職場の雰囲気が良くなる

社員同士が友好的に交流し、良い関係を築くことができれば、それだけ職場全体の雰囲気も明るく前向きになります。これまで話すこともなかった社員同士が、部署や役職を超えて気軽に声をかける素地が生まれるでしょう。

シャッフルランチは、作業環境にありがちなストレスを緩和してくれます。社員一人ひとりがリラックスしてコミュニケーションが取れる場を作ることが可能です。その結果、職場全体の満足度アップにつながりますし、離職率を下げることもできます。

組織に一体感が生まれる

部署やチームが異なれば、社内で接点を持つことはなかなかありません。業務の流れによっては、関連部署に対して不満を持つ社員もいるでしょう。シャッフルランチは、普段はなかなか話す機会がない社員同士と話す場になり、理解と絆を深めることができます。これが、組織全体としての連帯感や一体感を生むことになります。

同時に、社員が共通の目標に向かって助け合っていく文化が生まれることも期待できるでしょう。絆が強く一体感があるということは、企業にとって強みです。ミッションやビジョンに対する理解を深めるとともに共感を促す環境も作ることができます。そして、組織が目標達成に向かって一丸となっていくための力強い動機付けにつながっていきます。

シャッフルランチのデメリット

シャッフルランチはメリットばかりではありません。良い効果も期待できる反面、デメリットになる部分もあります。ここでは、シャッフルランチのデメリットについて解説していきます。

時間とリソースの消費

シャッフルランチを実施するには、事前の計画や調整、場所の予約など、準備が必要です。そして、実際のランチタイム自体が企業の時間とリソースを消費します。昼休憩を社員全員が同じ時間でとるように設定していたとしても、役職や業務によっては必ずしも同時に休憩できるとは限りません。特に大企業や多忙な組織になると、たくさんの社員のスケジュールを合わせるのは困難です。こうした調整にも時間や労力がかかります。

また、先述したように、ランチタイムにかかる費用は福利厚生の予算から捻出されます。シャッフルランチを長期にわたって継続するなら、その費用対効果を評価する必要も出てくるでしょう。メリットが少ないのに続けていては、企業にとって逆効果です。

コミュニケーションが苦手な従業員もいる

すべての人が、社交的であり外交的であるとは限りません。社員によっては、コミュニケーションを取ることが苦手な人もいます。新しく知り合うことを好まない社員もいるでしょう。一人で自由に過ごしたいという社員にとっては、メリットどころか逆効果になるケースも出てきます。

休憩時間は、労働から離れて自由に過ごせる時間です。強制的な参加となると、ストレスの要因になると同時に労働基準法に触れる可能性も出てきます。そのため、シャッフルランチは自発的な参加を基本としなければなりません。強制ではなく、まず社員の興味や性格を考慮したうえで柔軟性のある導入が求められます。

意見が対立することもある

意見を交換することで、かえって対立を招くこともあります。部署や背景が異なる社員が一同に介することで、意見が分かれてしまうばかりか食い違いになることもあるでしょう。こうした問題は、プロジェクトを進めるときや業務の方針に対して議論を行う際には特に顕著になります。

もちろん、意見が対立するのは悪いことばかりではありません。それぞれの意見を主張することで、建設的な結果につながることがあります。しかし、正しい管理がなされない状態では、対立が社内の分断や緊張の引き金につながる恐れも出てきます。このような状況を避けるには、シャッフルランチでの会話のガイドラインを設定しておくことです。そして、必要に応じて進行役としてファシリテーターを配置するといいでしょう。

シャッフルランチは嫌？

では、シャッフルランチを好まない社員に多い理由とその対策について紹介していきます。

まずシャッフルランチが嫌な理由としてあげられるのは「内向的な性格」です。内向的な性格の社員だと、大勢の初対面の相手との食事を好まないこともあります。そういった人にとっては、シャッフルランチはストレスでしかありません。

また、「プライバシーの懸念」もシャッフルランチが嫌だという社員に多い理由です。ランチタイムというラフな環境では、おのずとプライベートな話題が出やすくなります。しかし、そういった話題は避けたいという人にとって、シャッフルランチは不快感を感じる場となる可能性が高くなるでしょう。

「業務のプレッシャー」も、シャッフルランチを好まない理由にあげられます。スケジュールが多忙な社員にとっては、ランチタイムでさえ業務に集中したい場合もあります。食事をしながら調べ物をしたり次の予定を確認したりする社員には、シャッフルランチは貴重な作業時間のさまたげになります。

こうした社員に配慮するには「参加の自発性」を重視して決めることです。 先ほども触れましたが、シャッフルランチへの参加は強制してはいけません。あくまで自由意志で参加できる文化を育んでいくことが重要です。社員自身が自由に参加するかどうか決められれば、プレッシャーにならずに自然に交流の場を提供できます。

「ガイドラインの設定」も、シャッフルランチには欠かせません。シャッフルランチの際の会話のガイドラインを設定し、プライバシーに配慮するのです。こうしておけば、従業員が心地良い環境で交流できるよう支援できます。

そして「フィードバックの収集と評価」も忘れてはいけません。定期的に社員からフィードバックを収集し、制度の改善を図るための意見や感想は真摯に受け止めましょう。

「柔軟性の確保」も必要です。社員のすべてに 一つの制度が当てはまるわけではないことを理解し、それぞれのニーズや状況に対して柔軟に対応することです。例えば、グループの人数や参加頻度を調整するといったさまざまな選択肢を考えることが求められます。シャッフルランチの導入に対して合致するニーズもあるでしょう。しかし、社員すべてが同様の考えではないことを受け止め、対応するために継続的に努力することが必要です。

シャッフルランチのやり方・手順

では、シャッフルランチの基本的なやり方と手順を紹介していきます。

導入目的を明らかにする

まず、どういった目的でシャッフルランチを導入するのかを明確にしておきます。目的については、社内コミュニケーションの強化や部署間の壁を取り払うなどさまざまなものが考えられます。

もしくは、チームビルディングの促進や新しいアイデアの創出といった目的を設定するのもいいでしょう。目的が明確になっているほど、社員も受け入れやすくなり、目的の達成が期待できます。

運営メンバーを決める

次に、運営メンバーを決めます。シャッフルランチの導入には、担当の運営メンバーが欠かせません。担当を決め、計画、実行と進めていきます。

参加者のグループ分けや日程の調整、ランチ場所の決定や予約、さらにフィードバックの収集や評価に至るまでを行うのが運営メンバーです。運営メンバーはシャッフルランチの管理を行うだけでなく、参加者とのコミュニケーションも確保しなければなりません。そして、プログラムの透明性を維持するという役割も持ちます。

費用・頻度を決める

予算や頻度の決定は、シャッフルランチの計画に欠かせない重要項目です。予算を抑えめにして頻度を増やすのもいいですし、頻度を少なくして予算を上げるのもいいでしょう。

効果や反響を見るために少ない頻度から始めるのも一つの方法です。予算については、参加者の飲食費と外食する場合は場所のコストもかかります。場所によっては交通費やイベント費用なども必要でしょう。これらの費用をすべて考慮して予算を決定します。頻度は、企業の規模や1回あたりの予算、目的に応じて、週に一度、月に一度など適切な間隔での実施が求められます。

グループを決める

予算や頻度を決めたら、いよいよグループを決めていきます。参加者は、特定の目的に応じてランダムにグループ分けしていきましょう。例えば、さまざまな部署から選んだり役職者を含めたりといった組み合わせにしていきます。

グループのサイズとして手頃であり効果的なのは、4～6人程度です。普段は接点のないメンバーがそろうようにしましょう。そして、参加者がお互いに交流しやすいよう配慮した環境を提供します。

日程・場所を決める

最後に、日程と場所を決めましょう。参加者のスケジュールに合うよう日程を調整し、そのうえでシャッフルランチにふさわしい場所を予約します。

場所は、社内の食堂でもいいですし近くのレストランでもいいでしょう。もしくは、イベントスペースなども利用可能であれば特別なランチになります。注意点としては、参加者の食事の好み、そしてアレルギーに配慮したメニュー選びをすることです。

話題のシャッフルランチ企業事例

では、話題のシャッフルランチの企業事例を紹介していきます。

サイバーエージェント

株式会社サイバーエージェントは、最初にシャッフルランチを始めたといわれている企業です。シャッフルランチの実施によって部署間の壁をなくし、社員同士の結束を強めることに役立てています。

役員の参加ケースもあるなど、普段では実現が難しい人との会話が期待できます。シャッフルランチは、革新的なサイバーエージェントに合った取り組みです。

メルカリ

メルカリでは、プログラミングを勉強していた社員がシャッフルランチ実施のためのシステムを開発し、計画・調整の一部を自動化することに成功しました。

それによって、選ばれたメンバーが参加できる日程や利用可能なお店のリストアップも自動で行えます。自動化することで、それまで運営メンバーにかかっていた負担が軽減され、シャッフルランチの実施率も上がっています。

参考／mercan（メルカン）

サイボウズ

サイボウズ株式会社で導入しているのは「仕事Bar」という制度です。名称は違いますが、内容はシャッフルランチに似ています。

社内にBar（場）が設けられており、食事をしながらリラックスした中で仕事の話ができるようになっています。ランチに限定されてはいませんが、さまざまな部署を超えての話し合いが可能です。

参考／サイボウズ チームワーク総研

シャッフルランチのグループ分け

シャッフルランチのグループ分けについては、さまざまな方法があげられます。目的や企業規模によって異なるアプローチができますが、グループ分けの際に配慮すべき点を紹介していきます。

まず「多様性の促進」です。できるだけ部署や役職、経験レベルが違う社員で構成しましょう。そうすることで、さまざまな視点で意見交換できる機会を作り出せます。普段接することができない同僚や役職者の意見が聞ければ、新しいアイデアや解決策に気づけたりモチベーションアップにつながったりします。

「ランダム性の維持」にも配慮が必要です。何度も同じメンバーがそろうようでは、シャッフルランチの意味がありません。企業規模にもよりますが、できるだけ普段の業務で交流できない人との出会いを重視することです。そのためには、完全にランダムにグループ分けする必要があります。そうすれば、偏見を超えた交流が期待できるでしょう。

そして「目的と目標の反映」もおろそかにしてはいけません。グループの作成は、シャッフルランチの目的に応じてテーマや目標を持たせるのも有効です。例えば、プロジェクトを予定しているときや問題解決を図るためのチームにするのもいいでしょう。そのためには、目的を明確にしておくことが重要になってきます。

シャッフルランチを有効に続けていくには「フィードバックの活用」も大切です。前回のシャッフルランチのフィードバックを活用して、成功できた部分は何か、改善点は何かを考慮しながら次のグループ作りに役立てていきます。これによってプログラムの質を継続的に向上させることが可能になります。そして、シャッフルランチは社内のコミュニケーションの場として強力なものとなり、社員の満足度や生産性のアップに寄与できるのです。

シャッフルランチの自動化

シャッフルランチの自動化を図る方法としてTomatalk、chatworkやslack、UnitLunchを活用する手もあります。Tomatalkは、シャッフルランチのメンバーをAIで選べるアプリです。アプリ上でユーザーがエントリーするだけで、グループを自動で決めてくれます。招待QRコードで登録するだけで利用できます。

chatworkとslackは、コミュニケーションツールとして多くの企業に活用されているツールです。プログラムを入力すれば、メンバーの選定から日程の調整、さらにメールでの連絡まですべて自動化できます。

UnitLunchも、自動でグループ分けしてくれるツールです。過去のデータを参考にグループを決めていくため、同じメンバーが繰り返されることはありません。その都度新しいメンバーでのシャッフルランチを実現できます。

シャッフルランチのトークテーマ

最後に、シャッフルランチでのトークテーマはどういったものが適しているのか見ていきましょう。トークテーマは、参加者全員がリラックスして会話を楽しむことができ、かつお互いの理解を深めるうえで大切な要素です。では、シャッフルランチでの会話を円滑にするためのテーマをいくつか紹介していきます。

まず必要なのは「自己紹介と基本情報」です。名前と所属部署、職務内容、さらに勤務地や勤続年数といった基本的な自己紹介情報を共有します。また「キャリアと職業経歴」もあったほうがいいでしょう。専門分野や今後のキャリア展望、目標などについて話すきっかけが作れます。「趣味や興味」について話すのも、円滑な会話につながります。趣味がない人は休日の過ごし方でもかまいません。関心を持っていることやハマっていることなど、プライベートな話題で理解を深められますし盛り上がることができます。

「最近の業務やプロジェクト」も重要なテーマです。どのようなプロジェクトに取り組んでいるのか話すことで、新たな意見が飛び出すなど思わぬ収穫を得ることもあります。最近達成できた成果などうれしかったことや業務上で直面している課題などについてもテーマにしてみましょう。「業界のトレンドやニュース」をトークテーマにすると、会話が盛り上がります。同じ企業で働いているという共通点があるため、誰もが会話に入りやすいテーマです。業界や専門分野に関するトレンドや、最新の技術、ニュースについて意見を交換すれば、有意義な時間になります。

「ビジョンとイノベーション」も、重要であり適したテーマです。企業や部署の将来像や前向きなビジョンについてディスカッションを行いましょう。シャッフルランチでの会話は、経験値や勤続年数にとらわれず自由に発言できることがメリットです。革新的なアイデアや改善するための提案など自由に意見を出すことが求められます。

働く環境についての話題としては「ワークライフバランス」も重要なテーマです。仕事と私生活のバランスに問題を抱えていないか、ストレスマネジメントや健康といった働くうえでのウェルビーイングについて話し合ってみるのもいいでしょう。ウェルビーイングとは、多面的な幸福を意味する言葉。厚生労働省では「個人の権利や自己実現が保障され、身体的、精神的、社会的に良好な状態を意味する概念」としています。「面白かった本や映画、テレビ番組」といったテーマも、楽しい会話につながりますしリラックスできます。

トークテーマは、参加者がお互いを知るための良い素材です。しかし、誰もが快適に加われるテーマでなければなりません。プライベートな情報まで無理に引き出すことはせず、自然に会話が進んでいくのが理想的です。

シャッフルランチで社内の活性化と社員のモチベーションアップを

シャッフルランチを導入すれば、普段は接点の少ない社員同士でのコミュニケーションの機会を提供できます。しかし、レストランやイベント会場を利用すれば移動時間も費用もかかります。会場の予約も大変ですし、スケジュール調整も難しいでしょう。

その問題を解決できるのが社内食堂の導入です。心幸グループの企業内食堂「心幸キッチン」を導入すれば、部署や役職を超えた自然なコミュニケーションの場ができあがります。