目次

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、企業や組織内部の人々が情報を共有して、お互いに意見やアイデアを交換するプロセスのことです。

その手段は様々で、メールやミーティング、報告書、内部ニュースレター、社内SNSなどがあります。社内コミュニケーションには、同僚や先輩後輩など、同階層の従業員間のコミュニケーションである横の連携と、マネージャーと部下、経営陣と従業員などの上下の連携があります。

いずれの社内コミュニケーションも、課題の解決やプロジェクトの進行、チームビルディング、社員の満足度の向上といった生産性、効率性の向上に役立つでしょう。また、社内コミュニケーションの活性化によって互いの情報共有が容易になり、組織の透明性を高めて従業員のモチベーションアップ、ロイヤリティの向上にもつながります。

社内コミュニケーションが不足するとどうなる？

社内コミュニケーションが不足すると、必然的に情報の共有がしづらくなるため、誤解や混乱が生じがちです。その結果、ミスの誘発や業務の効率、生産性の低下につながることもあるでしょう。

そして、社員は孤独な状態で思うように進まない仕事に従事することで、仕事における目標、やりがいなどを見失い、モチベーションが低下してしまいます。

その結果、問題解決の遅れやチームワークの低下などを引き起こし、組織全体のパフォーマンスが悪化することもあり得ます。さらに、上下の連携が不足していると感じ、社員の満足度が低下して離職する人数が増える可能性もあるでしょう。

社内コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションを活性化させることで、どのような影響が生じるのでしょうか。以下に、社内コミュニケーションがもたらす影響について、ご紹介していきます。

タスク理解の向上

社内コミュニケーションがしっかり行われると、社員が自分の役割や責任、期待される成果を理解しやすくなります。

例えば、自分の業務の中で期限が決められているタスクと将来的にやるべきToDoが複数ある場合、チーム内で余裕がある人にタスクを振り分けたり、プロジェクトの全体像を把握してToDoの優先順位を決めたりすることが容易になります。

経験不足の社員は経験者に相談しやすくなりますし、マネージャーは全体の管理が楽になり、仕事を効率的に進められるようになるでしょう。その結果、企業の生産性向上にも良い影響を与えます。

チームワークの強化

社内コミュニケーションにより、チームの絆が深まると、共同作業の生産性も向上します。相手に信頼や好意を抱けなければ、自分の成績ばかりに目が行って、チームのために努力しようという気持ちにはなりづらいでしょう。

しかし、信頼できる相手との作業ならば、できる限り相手をサポートしたいと考えるものですし、報告や連絡も正確・迅速に伝わりやすくなり、チーム全体の作業効率が高まります。そして、十分な結果を出すことで、仕事に対する満足度やモチベーションがアップして、さらなる生産性の向上が期待できるでしょう。

意思決定の高速化

コミュニケーションが円滑であるほど、物事に対する意思決定が素早く行われます。互いの情報共有が不十分な状態では、情報不足で判断をする際にこれで正しいのかと躊躇してしまいますし、互いの意図が分からないのでチーム内の意見もまとまりにくいでしょう。

しかし、十分なコミュニケーションがとれていれば、必要な情報が迅速に共有されるだけでなく、互いを信頼して活発な意見を出し合えるため、納得いく内容で意思決定が行われます。これにより、組織全体の反応速度が高まり、生産性の向上につながります。

イノベーションの促進

企業においてイノベーションの促進は大きな課題ですが、担当者が知恵を絞っても十分なアイデアが出せるとは限りません。しかし、他部署の社員や立場の違う視点を持つ社員と会話をすることで、様々な視点やアイデアを発見し、新しい解決策や改善策を見つける可能性があります。

同じ部署やチーム内でも、一人ひとりが異なる視点を持っていますので、社内コミュニケーションを活発にすることでイノベーションを推進することができるでしょう。

従業員の満足度とモチベーションの向上

与えられた仕事をこなすだけでなく、自分の意見やアイデアに耳を傾けてもらえる環境は、社員にとって満足度の高い職場と言えます。

さらに、自分が発したアイデアがプロジェクトに採用されれば、まるで自分の子供のようにその企画を成功させるべく、努力をするでしょう。

意見を評価され、新しい気付きを与えられることで社員自身のスキルアップにもつながりますし、職場への満足度やモチベーションが向上することで、個々の社員のパフォーマンスや生産性の向上も期待できます。

社内コミュニケーション活性化のための20施策

社内コミュニケーションの重要性を理解しても、具体的にどのような方法があるのかが分からないといった方も多いでしょう。こちらでは、社内コミュニケーション活性化に役立つ施策をご紹介していきます。

1.フリーアドレス

フリーアドレスとは、社員の席を固定せずに、その時の気分に応じて好きな席で作業ができるようにするワークスタイルです。

集中したい時、リラックスしながら作業をしたい時、人に相談しながら進めたい時など、必要に応じて適切な作業スペースが確保できる点が魅力と言えるでしょう。

そして、席を毎回変えることにより、固定した席で仕事をするよりも、偶発的に多くの人と関わる機会が得られます。複数の部署で連携を取って業務を行うことが多い企業や、役職・部門にかかわらず社内コミュニケーションを活性化させたい企業におすすめです。

2.リフレッシュスペース

リフレッシュスペースは、業務中の緊張やストレスをリセットさせるとともに、リラックスした状態で社員同士のコミュニケーションを取りやすい場所です。

食事やコーヒーを楽しみながら会話ができるため、面識がほとんどない相手とも話しやすいでしょう。中には、アルコールを飲むことができるスペースを設けている企業もあります。

所属先に関係なく、自然に社内コミュニケーションを促して一体感を強めたい時に便利な方法です。

3.ミーティングスペース

ミーティングスペースは、真剣に議題を話し合う会議室とは異なり、気軽に意見交換をするためのスペースです。

関係者が複数人集まって、立ち話のような感覚で意見交換をするとき、ブレーンストーミングや簡易的な会議で活発な意見を出し合いたい時などに役立つでしょう。

執務スペースのそばにあれば利用しやすいですし、こまめな報告や相談、連絡ができる社内環境を目指したい時におすすめです。

4.社内イベント

異なる部門同士の交流が少ない場合は、運動会やお花見会、社員旅行など、社内イベントの開催もおすすめです。

リフレッシュスペースやミーティングスペースでは、普段これらの設備を利用しない社員とコミュニケーションをとることが困難ですが、社内イベントでは社員同士が部署の垣根を超えて、直接親睦を深めることができます。

企業のビジョンを共有したい、社員のモチベーションを向上させたいなど、目的を決めてからイベントの内容を企画するとよいでしょう。

5.社内サークル・部活

社内サークルや部活は、所属に関係なく、同じ趣味や特技を持つ社員同士が集まって取り組む活動です。

役職や部署が異なり、普段は交流する機会がほとんどない相手ともコミュニケーションをとることができますし、同じ趣味を持つ仲間ということで、あまり付き合いのない相手とも会話が弾むでしょう。

また、好きなことに没頭できる時間を持つことで、社員のストレス解消にも役立ちます。階級に関係なくフラットな社風を目指している企業、社員の満足度を高めたい企業に向いています。

6.社内報

自社の出来事や連絡事項を社員に向けて広報する社内報は、会社や社員のことを幅広く周知したい時におすすめの媒体です。

形式は様々で、冊子や紙面で配布することもあれば、メルマガ形式や動画配信になっているところもあります。いずれにしても、入社歴の浅い社員や他部署との関わりがほとんどない社員が、所属している企業や他の部署の業務、社員について理解を深めるきっかけになるでしょう。

このような情報を得ることで、組織に対する所属意識が向上するだけでなく、直接かかわっていない社員や部署にも親しみを感じることができ、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

7.社員食堂

社員が昼食時や夕食時に利用できる社員食堂は、食事を摂りながら近くに座った面識のない相手とコミュニケーションをとったり、チームで一緒に食事をすることでより親睦を深めることができたりと社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

より手軽に利用できるように、カフェやバーとして運営されているケースもあります。飲食中はリラックスしているので気軽に会話ができますし、社員食堂のクオリティで入社を希望する人材もいますので、企業の評価を高めたい時にもおすすめです。

8.社内売店

社内売店は、オフィスから出ることなく必要なものを揃えられますので、福利厚生の面でも人気があります。社員証とレジシステムを連携させることで、持ち合わせがない場合でも買い物ができますし、その企業でよく使われるものを考慮した品揃えになっていますので、利便性が高いです。

社内売店があれば、オフィス内の社員と出会う機会も増えますし、品ぞろえや商品の感想など、社内コミュニケーションのきっかけとなる話題作りにも役立つでしょう。利便性と社内コミュニケーションの活性化を目指したい時におすすめです。

9.社内SNS、ビジネスチャットツール

社員だけで運用される社内SNSやビジネスチャットツールは、個人的なSNSをビジネス用に使いたくない、社内で気軽に情報発信をしたいというニーズにマッチしたサービスです。

通常はWeb上で運用されていますが、社員だけがアクセス権限を持っているので、外部の人が見ることはできません。仕事関係の情報や出来事、社内サークルや社内イベントの内容など、アップできる内容は企業によって異なっていますが、リアルタイムに多くの社員に情報発信ができること、社員であれば誰でも使えることから、今後も多くの企業で取り入れられていくと考えられています。

10.グループウェア

グループウェアは、ToDo管理やスケジュール、ファイル、設備予約、メンバーの連絡先などの共有や稟議、掲示板、メッセージなどの機能を持つツールです。

チーム内でリアルタイムに情報を共有できるため、業務の効率化につながるだけでなく、社内コミュニケーションの促進にも役立つでしょう。自分のスケジュールや情報を入力するだけで全員に伝えられますので、伝達ミスを防ぎ、業務をスムーズに遂行できます。

11.1on1

1on1とは、社内の人間同士が1対1でミーティングを行うことです。基本的には上司と部下の組み合わせになり、目標管理や業務進捗管理、プロジェクトのPDCA確認などで行われます。

ミーティングルームなどで直接対面するだけでなく、本部と支部のように遠隔地と1on1を行う場合には、Web会議システムを利用します。上司はコーチングやフィードバックのスキルが必要で、業務報告を聞くだけにとどまらず、部下に気づきを促したり、本人の能力を引き出したりするように会話を進めることが重要です。

社員の能力向上や、上司との信頼を高めるために有効な手段と言えるでしょう。

12.遠隔システム（Web会議・テレビ会議）

Web会議やテレビ会議などの遠隔システムは、離れた拠点で働いている社員同士が顔を合わせて会議を行うためのツールです。

リモートで会議ができるため、在宅ワークの場合や車内にコミュニケーションスペースを設けることができない場合でも取り入れやすいというメリットがあります。

文章や音声だけでなく、相手の顔を見て話すことができますので、離れていても手軽にコミュニケーションの活性化を促すことが可能です。

13.サンクスカード

サンクスカードとは、社員同士で感謝の気持ちを記して渡すコミュニケーションツールです。必ずしもカードタイプで手渡しをするとは限らず、オンライン上で送り合うこともあります。

長文ではなく、簡単に書けるので社員にとっても利用しやすく、お互いに感謝の気持ちを伝えることでコミュニケーションが深まります。加えて、社内で自分が役に立っていると実感できますので、仕事や人間関係に前向きになり、社員の帰属意識が強くなる効果も期待できるでしょう。

14.社内通貨制度

社内通貨制度とは、社内で独自のポイントなどを取り入れることです。ポイントで社内の食堂や売店の支払いができる、ポイント数に応じて食事券などの商品と交換できるなど、システムは企業によって異なりますが、この制度を使ってコミュニケーションを活発にすることも可能です。

例えば、サンクスカードを送ったらポイントを付与するという制度にすると、積極的にカードを送る社員が増えていくでしょう。また、このような制度を導入することで社員のモチベーションアップや満足度の向上も期待できます。

15.社員研修・ワークショップ

人事や人材開発部が社員研修やワークショップを主催することがあります。社員研修は人材のスキルアップやキャリアアップを目指して行われますが、社外の講師を招いて新しい発見や気付きを与えたり、立場の異なる社員を講師にして部署に関係なく活発な意見交換ができるようになったりと、学習以外のメリットも得られるでしょう。

また、イベントとして実施されることが多いワークショップも、参加することで社員同士がコミュニケーションをとるきっかけになり、関係性の向上につながります。

16.動画配信、音声ライブ配信

動画配信や音声ライブ配信を使った情報は、テキストや写真のみの情報に比べて、より身近に感じることができます。例えば、経営陣が社員に対して書面で通達を行っても、人によって受け取り方が変わってくる可能性がありますし、情報を受け取る際に時間差が生じます。

しかし、オンラインで動画や音声のライブ配信を行った場合は、迅速に情報が伝わるだけでなく、社員の企業に対する忠誠心や愛着、社員同士の結束力向上にもつながるでしょう。

17.勉強会

在宅勤務やテレワークが増えてきたことで、Web会議ツールやテキストチャットツールを使う機会も増えていますが、画面越しでは相手にきちんと情報を伝えることは難しいものです。会議では私語は慎まなければなりませんので、Web会議で面識があっても、相手の人となりが分からずにコミュニケーションがとりづらいといったケースも多いでしょう。

勉強会は仕事に関する内容ではあるものの、会議に比べて自分の意見を伝えやすい場です。Web会議ツールを使って大人数で勉強会をすることも可能ですし、録画しておけば不参加だった社員も後からチェックでき、学んだ内容や参加者の考え方など、情報の共有がしやすくなるでしょう。

18.朝会や夕会、雑談会

始業時や就業時、昼休憩などに、チャットツールやWeb会議ツールを使って雑談を許可する企業もあります。離れた拠点の社員とも気軽にコミュニケーションがとれますし、会社として雑談を許可していますので、リラックスして会話ができるでしょう。

雑談会などでWeb会議ツールを使うと、ツールや画面越しのコミュニケーションにも慣れてきますので、以前よりも相手のことを理解しやすくなります。

19.タウンホールミーティング（キックオフミーティング）

タウンホールミーティングは経営トップと一般社員が一堂に会して直接対話できるミーティングで、キックオフミーティングはプロジェクトの開始前にメンバー同士が交流を持ち、顔合わせと情報のすり合わせを行うミーティングです。

いずれも面識の少ない相手と信頼関係を築き、互いに協力できる体制を整えるために必要な施策と言えるでしょう。

20.健康イベントの開催

社内コミュニケーションを活性化させるだけでなく、従業員の健康も支援できる健康イベントもおすすめです。

企業の健康経営を支援する心幸グループでは、企業に出張して実施する「からだ測定会」を開催しています。6種類からなる「体力測定」や、体脂肪量や筋肉量、全身の水分量などが分かる「体成分測定」、自身の未来姿勢が分かる「AI姿勢測定」などを通して、従業員一人ひとりの健康意識の向上を図ることができます。また社内ランキングも見ることができ、イベントを通してコミュニケーションが生まれ社内活性化に役立ちます。

▶オフけん「からだ測定会」の詳しい情報はこちら

社内コミュニケーション活性化の成功事例

社内コミュニケーション活性化に成功した企業は、どのような施策を取り入れて、どう変化したのでしょうか。以下に、具体的な成功事例を見ていきましょう。

1on1ミーティング／ヤフー株式会社

ヤフー株式会社では、部下のために週に1回、30分間程度の1on1ミーティングを行っています。外部の専門家にもアドバイスを受け、自社に合うカリキュラムを作成してオンラインでも行うようにしています。

その結果、同社ではおよそ6,000人の社員が1on1を実施するほどに浸透し、運営の向上や社員のモチベーションアップにつながっている状況です。

ビジネスチャットツールの導入（全社員3000名超）／株式会社ディー・エヌ・エー

株式会社ディー・エヌ・エーには社員が3,000人以上在籍していますが、2017年に全社員向けにビジネスチャットツールを導入しました。

従来は事業部や部署ごとに個別でツールを活用していましたが、所属に関係なくコミュニケーションがとれるツールを導入したことで、導入からわずか1年で1日7～8万件のメッセージがやり取りされるようになっています。その結果、普段は交流のない社員同士のコミュニケーションも増え、部署を超えて気軽に相談できる環境になりました。

オープン社外報／カルビー株式会社

カルビー株式会社では、2021年にnoteを活用したオープン社外報を実施し、自社商品の発売までの経緯や、商品開発に関わっている社員の思いなどを発信しています。

直接関わることのなかった部署の社員では知ることのなかった会社の取り組みを目にして、自社に対する信頼性や社員同士の結束力が強まると期待されています。

バーチャルオフィス／株式会社エン・ジャパン

株式会社エン・ジャパンでは、テレワークで生じた社員の孤立という問題を改善するため、バーチャルオフィスを導入しました。

自宅でコミュニケーションツールを使うだけの業務では、孤独感を感じる社員も少なくありませんでしたが、職場の雰囲気を味わえるバーチャルオフィスを導入したことにより、オンとオフの切り替えがしやすくなっています。環境が変わったことで、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。

オンラインランチ会／株式会社ウィルゲート

株式会社ウィルゲートでは、部署や年次を超えた社員が集まるオンラインランチ会を週に1回のペースで開催しています。

事前に決められた4～6人のメンバーがそれぞれにランチを持ち寄り、決められたテーマについて会話を行うシステムです。他部署の社員や異なる年代の社員と交流する機会が少なかったため、プライベートな話がしやすいイベントとして喜ばれています。

社内コミュニケーションに役立つイベントを開催しよう

このように、社内コミュニケーションの重要性は高く、企業として積極的に取り組む価値があります。もちろん、予算や社風によって何をするかは異なりますが、まずはできることから取り組んでみましょう。

心幸グループの「出張からだ測定会」を社内イベントとして開催するのもおすすめです。体成分の計測や体力測定などを行いますので、健康管理と共通の話題作りに検討してはいかがでしょうか。

▶オフけん「からだ測定会」の詳しい情報はこちら