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健康診断に関連する事務作業は非常に多い

健康診断に関連する事務作業ですが、非常に多いので事務担当者には相当な負担がかかっています。その負担の重さを理解できるように、ここでは事務作業の内容について具体的に説明します。

実施日の調整と予約

健康診断の実施方法には、特定の日に従業員が指定の医療機関に集まって受診をする集団検診、従業員ごとに好きなタイミングで受診をする個別検診があります。集団検診であれば、実施日が決まっており実施日の調整・予約は大きな負担にはなりません。しかしながら、日程が指定されていると、その日は忙しくて医療機関へ行けない従業員を取りこぼすことになるでしょう。すべての従業員の健康を守るために、取りこぼしが起きにくい個別検診が、現在主流となっている実施方法です。

個別検診であれば、従業員一人ひとりが自分の都合に合わせて受診できます。しかしながら、受診する医療機関と日程がバラバラになるため、日程調整・予約・キャンセルなどに関わる事務作業は複雑かつ膨大な量となるでしょう。そのため、事務担当者の負担は重くなります。また、従業員が直接医療機関に予約を入れるやり方だと、事務担当者に連絡をしないことも想定されます。そうした連絡ミスに伴う事務作業の増加も、事務担当者は受け入れなければなりません。

従業員への受診案内・促進

健康診断を実施するときには、事務担当者はすべての従業員に健康診断を受診するように案内する必要があります。どうすれば健康診断を受診できるのか、知らない従業員がでないようにポスターや通知文書などを用意して、配布・掲示することになるでしょう。

加えて、従業員の健康を考えて実施される健康診断ですが、仕事ができない、採血など痛みや不快感を伴う検査がある、悪い診断結果が出るかもしれないと言う不安、などが理由で受けたがらない従業員もいます。また、自分は健康だから健康診断を受ける必要がないという意識を持っている従業員もいるでしょう。そのように、健康診断に対して消極的な態度を取る従業員に対しても、事務担当者は受診を促さなければいけません。

さまざまな理由で健康診断を受診しない従業員がいれば、電話・メールなどで連絡を入れたり場合によっては従業員が仕事をしている現場を訪問したりして、受診を促すことが事務担当者の仕事です。健康診断を嫌がる人に受診を促せば反発を受けることもあるので、事務担当者の精神的な負担が重くなります。企業の規模が大きくなるほど、個別に受診を促さなければならない従業員も増えるので、さらに事務担当者は疲れてしまうでしょう。従業員への受診案内・促進は、意外と負担がかかる事務作業と言えます。

健診結果を管理する

健康診断の結果は、健康診断個人票という書類にまとめられます。全従業員の診断結果という膨大なデータを集め・分析しながら、健康診断個人票の作成をしていくことが事務担当者の仕事です。

健康診断個人票の作成だけでも、事務担当者にとって相当な負担と言えますが、加えて保存の手間もかかります。健康診断個人票は、5年間の保存義務がある書類です。データでの保存も認められていますが、紙で保存する企業も少なくありません。紙での保存はデータでの保存よりも作業量が多くなります。

また、個人情報は、特定のケースを除いて本人の同意なしに第三者提供ができないので、部外者が書類に触れることができないような保存方法を用意しなければなりません。

特定保健指導を調整する

生活習慣病を予防するために、40歳から74歳の従業員は特定健診が実施されます。その特定健診により、生活習慣病のリスクが高く生活習慣を改善する必要があると判断された場合には、特定保健指導を受けることが可能です。特定保健指導を受ければ、医師や管理栄養士など専門家からの指導をもとに、生活習慣を改善ができる計画を立てることができます。計画どおりに、血糖値や内臓脂肪蓄積の度合いを健康的な水準にできれば、生活習慣病のリスクを低減させることができるでしょう。

事務担当者は、特定健診の結果から指導が必要となる対象者を探し出し、生活習慣を改善する必要性の高さに応じた指導のレベルを案内します。対象者ごとの指導内容・担当の専門家に合わせて、事前の段取りや日程調整などをしなければいけません。

各種請求の処理

企業が従業員に健康診断を受けさせるときの費用は、福利厚生費として計上します。そのため、健康診断を実施した医療機関から届いた大量の請求を、とりまとめて処理しなければいけません。

特定健診の結果で、特定保健指導が必要とされた場合の費用も、企業が支払うことになるので対応が必要です。

労働基準監督署への報告

労働者数50人以上の企業では、労働基準監督署に健康診断の結果報告書を提出する必要があります。健康診断の種類に合わせた書類を作成することになっています。

提出期限は明確に定まっていませんが、「遅延なく」提出することが求められているので健康診断を実施したら迅速に書類を作成し提出することが望ましいです。しかしながら、他の業務で忙しいときには、報告書の作成が簡単にはできないでしょう。

健康診断をアウトソーシングするメリット

企業には、健康診断をアウトソーシングするという選択肢もあります。ここでは、健康診断をアウトソーシングすることでいかなるメリットが得られるのかを紹介していきます。

事務担当者が本来の業務に集中できる

一般的に健康診断を担当するのは、人事・労務部門の人間です。人事・労務部門は、従業員の採用・教育・異動などの人を管理する業務、給与の計算や社会保険料の手続きなど企業での労働に関わる事務処理や管理業務を担当する部署です。

健康診断の事務担当者は、企業にとって重要な意味を持つ業務をこなしながら、複雑で膨大な量の健康診断に関する事務作業にも対応しなければいけません。健康診断のアウトソーシングができれば、事務担当者は健康診断に関する事務作業から解放され、人事・労務部門の主要な業務に集中して取り組めます。

結果として、健康診断の事務担当者の従業員満足度は向上し、企業は組織力をアップすることができるでしょう。

コストを削減できる

自社で健康診断を行うとなれば、業務にあたる人員を増やさなければいけません。人員を増やすとなれば、採用コストに給金、福利厚生、退職金などを支払うことになります。

健康診断をアウトソーシングしてしまえば、人員を増やす必要はありません。代行業者に料金を支払うことになりますが、それは一時的なもので恒常的に人を雇うことに比べればコストを抑えることができます。

受診率が向上する

健康診断の事務担当者が、主要な人事・労務部門の業務をこなしつつ、健康診断に関する事務作業をするのは重い負担です。未予約・未受診の従業員がいるとわかっていても、メールや電話で受診を促したり、直接会いに行ったりすることができないこともあるでしょう。そうした状況は、アウトソーシングをすることで変えられます。

代行業者に任せれば、未予約・未受診の従業員に対するフォローは万全です。未予約・未受診の従業員がいれば、漏れなく予約・受診を促しますし、予約したあとに確認のメールを送信するリマイダーサービスも行います。加えて、健康診断を受診することで早期に病気を発見できることの重要性、未受診のままでいた場合のペナルティーなどをわかりやすく説明します。

代行業者からのアプローチは、従業員の健康に関する意識を変えていくので、アウトソーシングをする前に比べて受診率は向上するでしょう。

労働安全衛生法の義務を守ることができる

企業が健康診断を実施することは、労働安全衛生法66条に定められている義務です。もし、義務を守らず健康診断を実施しなかったときには、労働安全衛生法第120条に基づき50万円以下の罰金を支払わなければいけません。

自社で健康診断をするときには、忙しくて準備が間に合わない、健康診断のことを忘れていたという理由で実施しないこともありえます。アウトソーシングをすれば、依頼した代行業者が法律にかなった形で健康診断を実施し、必要な事務作業を代わりにやってくれます。

労働安全衛生法の定める義務は、代行業者との契約が続く限り守られ、罰則を受ける心配はありません。

健康経営の実現が加速する

経営者視点から、従業員の健康管理・健康増進に関わる取り組みを積極的に行い、組織を成長させることを健康経営と言います。健康経営を推進することで、従業員からの忠誠度を高めることができますし、ブランドイメージも向上することが期待できます。

健康診断をアウトソーシングすれば、正しく健康診断を実施できることや、受診率を向上させることなどの効果により健康経営の実現が加速するでしょう。

健康診断をアウトソーシングするデメリット

健康診断をアウトソーシングすることで、デメリットも生じます。アウトソーシングを検討するのであれば、デメリットの内容もよく理解して解決できるのかどうかを考えてみましょう。ここでは、どのようなデメリットがあるのかを詳しく解説していきます。

情報の漏洩リスク

健康診断の結果を見れば、各従業員の健康状態を知ることができます。身長や体重などのデータに加えて、人には知られたくない病気のことが書かれることもあるでしょう。扱いに注意しなければならないデリケートな個人情報を、外部の代行業者に委ねれば、代行業者のスタッフが故意に情報を盗み出したり不注意による紛失が起きたりする可能性があり、情報漏洩のリスクが高まります。

徹底した個人情報管理をしていることを証明するべく、P（プライバシー）マークを取得している代行会社であれば情報漏洩のリスクは低くなり安全ですが、個人情報管理が杜撰な代行会社に任せてしまうと、いつ情報漏洩が起きるかわからないので危険です。

コミュニケーションの課題

健康診断を自社でやっていれば、関係者同士で直にコミュニケーションを取ることができます。一方で、代行業者にアウトソーシングをすれば、必要なときに連絡がつかないこともありますし、電話・メールなどでの連絡だと情報の抜け落ちや誤った解釈が起きる可能性も否定できません。そうしたコミュニケーションの課題でトラブルが起きれば、従業員にも迷惑をかけることになるでしょう。

サービスの質のばらつき

健康診断を任せる代行業者は、健康診断に関しては専門性があり効率的で高い品質のサービスを提供すると言うのが一般的なイメージです。

しかしながら代行業者ごとに、経験やスタッフの能力が異なりますし、事業規模や資金力もばらつきがあるので、サービスの効率と品質が期待外れということもあります。

サービスの効率や品質が期待外れであったとき、従業員の健康維持が難しくなり、従業員満足度やブランドイメージが低下する恐れがあります。

柔軟性の喪失

健康診断をアウトソーシングすれば、代行業者は契約の内容に基づいてサービスを提供します。自社で健康診断をするときには、臨機応変に変更や対応ができますが、代行業者は契約外のことには柔軟に応じられないので困ることもあるでしょう。契約時に何ができて、何ができないのかを良く確認しておかなければいけません。

コスト面での不透明性

代行業者に支払う料金は、一時的な費用すなわち変動費用であり、恒常で支払う固定費用に比べれば安いものです。それでコスト削減ができると喜んでいたのに、オプションサービスの追加や値上がりなどによるコスト増などにより、最終的に支払う金額が想定より高くなることが考えられます。

アウトソーシングを頼むときには、短期的な視点だけでなく長期的な視点で、契約に伴うコストを計算した方が良いでしょう。

健康診断のアウトソーシング会社を選ぶ基準

健康診断のアウトソーシングにおいて、代行業者の選定が重要な鍵となります。アウトソーシングを成功させるために、期待通りのサービスを提供してくれる代行業者を選びましょう。ここでは、代行業者を選ぶ基準を詳しく解説していきます。

自社に合ったカスタマイズに応じてくれるか

代行業者を選ぶときには、自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるかどうかを確認した方が良いです。例えば、必要なときに労働基準監督署に提出する健康診断の報告書の作成支援や紙の書類の電子化などを頼めるのであれば、事務担当者の負担は大幅に軽減できるでしょう。外国人労働者が多いときには、多言語に対応できる代行業者が望ましいです。

ニーズに合ったカスタマイズのできる代行業者を見つけることができれば、理想的な健康診断を実施できます。カスタマイズできるかどうかを確認する際には、まず健康診断における課題を洗い出しましょう。課題が明らかになれば、どのようなカスタマイズを望んでいるのかがわかるので、比較検討しやすくなります。

提携している医療機関は適切な数か

提携している医療機関の数は、従業員にとって選択肢の幅に繋がります。提携先が少なければ、選択肢が減るので妥協して選ぶこともあるでしょう。

逆に提携先が多ければ、自由に選べます。家やオフィスに近い医療機関、評判の良い医師がいる医療機関という具合に、各従業員の基準に従い受診する医療機関を決めることができます。適切な数、というのは、従業員が不要な妥協をせずに済む数と言い換えることができます。

企業健診の代行業者・サービス4選

世の中には、企業が実施する健康診断、いわゆる企業検診の代行を請け負う代行業者・サービスが数多くあります。ここでは、その中からおすすめしたい4つを紹介しましょう。

リロクラブ「健康診断代行サービス」

リログループの福利厚生事業を担当するリロクラブでは、「健康診断代行サービス」を提供しています。提供するサポート内容は、システム・サービスだと検診予約システム、業務代行は、医療機関契約代行、未申込者督促代行、検診結果管理システム、特定保健指導などです。

健康診断に関する健康管理業務をまとめてアウトソーシングすることができ、契約すれば業務負担の軽減、予約や結果の確認の簡易化など企業と従業員の双方にメリットをもたらすでしょう。

ベネフィット・ワン「ハピルス健診代行サービス」

ベネフィット・ワンは、従業員向けの福利厚生サービスを提供するパソナグループの企業です。そのベネフィット・ワンの「ハピルス健診代行サービス」は、健康診断に関する一切の業務を代行します。受診率を高めるべく、パソコン、スマホで簡単に予約ができる申込みツールを用意しており、提携している医療機関は、業界最大規模の約3,000機関もあります。また、巡回健診にも対応できるので、各企業の事情に合わせた健康診断を実施できます。予約・受診の状況は、システムの管理画面から簡単に把握できるようになっており、労働基準監督署に提出する報告書の作成も簡単です。

健康診断の結果は、わかりやすく表示されるので従業員は自身の健康状態を確認して、必要な疾病予防に取り組めます。更にストレスチェックやライフスタイル調査などの機能を無料で使える点も魅力です。それらの機能を利用すれば、企業は健康経営を実現しやすくなるでしょう。

ウェルネス・コミュニケーションズ「ネットワーク健診」

ウェルネス・コミュニケーションズ「ネットワーク健診」は、健康診断に関する業務を一括代行するサービスです。導入実績900社を超える人気のサービスであり、利用すれば大幅な業務効率化を実現できます。予約・受診状況をリアルタイムで確認できる専用ポータルサイト「i-wellness」を用意、またネット・電話など複数の方法で予約できる体制も整っています。医療機関ごとの支払いは「ネットワーク健診」が代行して、後から一括請求されるので企業の負担は軽いです。

提携している医療機関は全国で約2,000もあるのですが、女性の従業員が安心して受診できるように女性医師対応や託児所の有無などを確認できます。未受診者への受診推奨、要管理対象者への二次検診受診勧奨なども簡単にできますし、健康診断結果はデータ納品されます。健康診断結果やストレスチェックなど従業員の健康に関する情報は、同じウェルネス・コミュニケーションズのGrowbaseというサービスを利用すれば、クラウドで一括管理ができます。

パーソル ワークスデザイン「健康診断実施支援サービス」

「健康診断実施支援サービス」は、パーソルホールディングス傘下のパーソルワークスデザインが、健康診断に関する業務を代行するサービスです。システムを利用することで、予約・受診状況が即座にわかります。予約・受診をしていない従業員がいれば、直ちにフォローできるでしょう。医療機関ごとに異なる健康診断の結果は、標準フォーマットに変換してデータ化します。労働基準監督署への報告データ作成も請け負うので、忙しくて煩雑な事務処理をしたくない事務担当者にとっては大きな助けとなります。

提携している医療機関は、全国で4,000もあり健康診断の内容についてコースやオプションを変えたいときには調整も頼めます。各医療機関への支払いは、「健康診断実施支援サービス」が立て替えた後に一括請求されるので支払いを一度に済ませることができます。

企業が行う健康診断の重要性

企業が行う健康診断は、病気を早期発見して早期治療を行うということ以外にも、重要な意味を持っています。ここでは企業が行う健康診断には、どのような重要性があるのかを詳しく解説しましょう。

安全配慮義務

企業の行う健康診断が重要である理由は、安全配慮義務を守るためです。安全配慮義務は、2008年に施行された労働法に盛り込まれました。安全配慮義務は、労働者が安全で健康的に働くことができるように、企業が労働者の安全に配慮する義務のことです。

労働者の安全に配慮するためには、労働者の健康状態を確認しておかなければいけません。企業が行う健康診断は、労働者の健康状態を確認するために必要なことです。企業の行う健康診断は、職種に関係なく常時使用する労働者を対象とした年に1回の一般健康診断と、有害な業務に従事する労働者を対象とした6ヶ月に1回の特殊健康診断があります。

安全配慮義務は守られなかったとしても罰則はありません。しかしながら、もし問題が起きたときに安全配慮義務を守らないことが、不法行為や使用者責任の法的根拠となり企業に多額の賠償金の支払いが命じられることもあります。安全配慮義務を守らないことは、企業に不利益をもたらすだけです。

なお、安全配慮義務を守るというのは、健康診断を実施するだけでは不十分と言えます。健康診断の結果を受けて、再検査が必要な従業員に二次健康診断の受診を勧奨、生活習慣の改善が必要な従業員に保健指導を実施などアフター対応が必要です。また、体に何らかの異常が見つかった従業員がいれば、健康的に働けるように医師の意見を取り入れて労働時間の短縮や配置転換を行うこともあるでしょう。

健康経営の実現

企業が行う健康診断は、「健康経営」を実現するために重要なことです。企業が健康診断を行うことで、従業員の健康状態の把握ができます。問題がなければその状態を維持するべく努力し、問題が見つかれば治療・改善・働き方を変えるなどの対応が行われます。

そのようにして従業員の健康維持や向上を図れば、休職・退職する従業員は減り、集中して作業に取り組めるということから生産性を高めることができます。一人ひとりの従業員が健康診断によって、健康的でいられるのであれば、企業全体の生産性も向上するでしょう。

加えて、「健康経営」を実現する企業は、従業員のことを思いやる企業ということで社会的な評価、ブランドイメージも向上します。商談がまとまりやすくなる、優秀な人材が集まりやすくなる、商品・サービスを選んでもらいやすくなるなどの効果が期待できます。健康的に働ける企業文化を定着させれば、従業員のモチベーションも高まりやすくなります。その結果、生産性の向上や離職率の低下などの効果を期待できます。

単純に法律で定められているからという理由だけでは、企業にとって健康診断は重い負担でしかありません。しかし、企業を成長させるための経営戦略という側面から健康診断の重要性を企業が理解すれば、真剣に取り組むようになるでしょう。従業員の健康を守ることが、企業の将来につながる重要な要素であることを踏まえて、充実した健康診断を実施することが求められます。

健康経営アドバイザーの力を借りて「健康経営」を実現しよう

健康診断のアウトソーシングは、情報漏えい等のデメリットもありますが、事務担当者の負担軽減や受診率の向上などの効果が期待できます。また、確実に健康診断を実施することで、安全配慮義務を守れる、「健康経営」の実現による企業の成長なども期待できるでしょう。

もし、「健康経営」の実現が健康診断だけでは不十分という場合、プラスアルファの選択としてオフけんの健康経営サポートをおすすめします。