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社内wikiとは？

社内wikiとは自社や従業員が持つ情報をweb上にストックして、情報共有およびコミュニケーションの円滑化を図るツールのことを指します。

一般公開され誰でも編集できるインターネット辞書「ウィキペディア」を参考に、社内専用としてアレンジを施したものと考えると分かりやすいでしょう。社内で得られた知識・情報は社員自身が必要に応じて社内wikiに投稿して周りと共有可能です。投稿内容はいつでも編集・更新や閲覧が可能であり、2020年以降増加したリモートワークなどの状況下でも効率的な情報共有に貢献しています。

社内wikiの機能

社内wikiは単なる辞書的なデータベースではなく、情報を有効活用するために便利な機能が豊富に備わっています。細かい仕様は製品ごとで異なりますが、「web上での文書作成および編集」「文書や動画といったファイルデータの共有」「wiki内に蓄積された情報の検索」といったものが一般的に標準搭載されている機能です。

さらには「情報の変更履歴管理機能」によって、いつ・誰が記事を変更したかを記録。アクセス範囲・記事作成者・編集者などを限定する「権限設定」や、記事に対してフィードバックや質問を付け加える「コメント機能」によって効率的かつ円滑なコミュニケーションが実現します。閲覧履歴管理・アクセスログ・2段階認証といった「情報セキュリティ対策」に配慮している製品も多いです。

こうした機能を正しく活用・運用すれば、様々なシーンで社内wikiが活躍するでしょう。

どんなシーンで活用するのか

社内で扱う情報の内容は多岐におよぶため、それぞれを適切な場面で有効活用することが求められます。社内wikiによって情報や知識を一箇所に集中させれば、その課題をクリアすることも難しくありません。

例えば「マニュアルや業務手順書の作成および更新」「社内規則の共有と周知」「会議の議事録作成・閲覧」など、社内全体やチームで共有すべき情報を一元的に管理できます。管理職の立場から見ると「各プロジェクトの進捗管理」「チーム全体のタスクリスト管理、プロジェクト管理」が容易になるのも嬉しいポイントです。さらに個々の従業員は「報告書の作成および管理」「Todoリスト、日報、月報の記録」といった場面で社内wikiを有効活用して業務効率化を図ることができるでしょう。

このように、社内wikiは社内全体の情報管理に留まらず個人単位のタスクについても運用が可能。用途に応じて柔軟に活用できる、バランスの取れたツールです。

社内wikiを導入するメリット

IT社会において「情報」が持つ価値は大きく、運用次第で業務クオリティ改善や業績向上が期待できます。そしてその中枢を担う存在の1つが社内wikiと言っても過言ではありません。多くの企業が社内wikiを積極的に導入しているのは、以下のようなメリットがあるためです。

業務効率化を高める

社内wikiは自社が持つ情報という財産を一元的に蓄積・管理するシステムです。したがって、何か知りたい情報がある時はまず社内wikiにアクセスすることになります。

従来の情報管理体制では必要な知識を持っている人や情報の保管場所がバラバラだったため、何か知りたいことがある人はその都度問い合わせ先を探す必要がありました。社内wikiであればその必要がなく、相手からの返信を待つタイムロスも発生しないためスムーズに情報を手に入れることができます。

質問を受ける側の従業員にとっても、社内wikiで自己解決してもらえれば回答する手間が省けるため自分の仕事を中断させられるストレスがありません。「分からないことを質問する」「質問に答える、説明する」という本来不要なコミュニケーションにかかる時間が短縮されるため、社内wikiは業務効率化に有効なツールとなるのです。

知識の蓄積・共有ができる

社内wikiでは仕事のノウハウ・顧客情報・プロジェクト進捗などあらゆるナレッジが蓄積されていきます。これらのナレッジを従業員間で共有しておけば、引継ぎがスムーズになったり業務の属人化を防止したりといったメリットも期待できるでしょう。

従業員が個々に仕事のノウハウや知識を持っている場合、その人が退職・異動した際の引継ぎに時間がかかることも珍しくありません。場合によっては引継ぎが間に合わずブラックボックス化するケースも。社内wikiにナレッジが蓄積されていれば情報が失われる心配がなく、後から加入した新規メンバーでも滞りなく知識を共有できます。

業務品質が向上する

社内wikiは組織内プロジェクトや意思決定の透明性を高めるというメリットも期待されています。これは進行中のプロジェクトがどのような根拠に基づいて進められているのか、次の一手を決める判断材料は何なのかがメンバー間で共有されるということです。

透明性の高い現場では個々人が仕事に対する理解力を深め、「ただ言われたことをやるだけ」とは一線を画すクオリティの高い業務品質が実現されます。また、社内wikiを使うと情報共有のためにチーム間でコラボレーションする機会が増加。共同作業では一元的な場所として社内wikiが活用されるため、プロジェクトの進行状況追跡や新規のアイデア出しといったグループアクションも容易です。

教育コストを削減できる

教育コスト削減という点においても、社内wikiが果たす役割は大きいとされています。ここでいうコストとは金銭的なものだけでなく、人的・時間的コストも含まれているので留意しておきましょう。

従業員の教育には各種研修や教育担当者からの指導といった手法をとるのが一般的です。この場合、研修の準備から実施までにかかる時間や人手、指導担当者の拘束時間など様々なコストがかかります。もちろん一人前の戦力として新人や新規メンバーを育てるという意味では必要経費ですが、社内wikiを有効活用すればそのコストを最低限に抑えられることも。

データベースの使い方やざっくりとした仕事の流れを説明した後は、社内wikiを活用して不明点を自己解決してもらえば人手がかかりません。指導担当者も自分の仕事に集中できる時間を確保できます。複雑な業務については担当者からフォローを入れてあげるのが良いでしょう。

社内wikiを導入するデメリット

社内wikiには上記のようなメリットがある一方で、使い方次第でデメリットになり得る部分も存在します。導入後の混乱やギャップを生まないためにも、ここからはそのデメリットについても見ておきましょう。

情報が古くなると信頼性が失われる

情報には鮮度というものがあり、古くなった情報はかえって混乱を招く原因になり兼ねません。古い情報が蓄積された社内wikiによってトラブルが起きると、従業員からの信頼性が失われて運用に悪影響をおよぼす可能性が高いです。

「wikiに載っているやり方なのに、上司からやり直しを命じられた」「アプリの使用方法が古いバージョンにしか対応していない」といった事態は、社内wikiの運用において大きな痛手となります。一度登録した情報でも、必要に応じて随時アップデートすることが重要です。

使用の推進に時間と労力が必要

社内wikiは分かりやすく言えば「膨大な社内情報を一箇所に集めた使いやすいデータベース」です。つまり自社に導入すれば勝手に成果が出るものではなく、すべての従業員が使いこなして初めて意味があるシステムと言えます。

そのためには導入前からシステムについて従業員へ周知を行い、理解を得た上で操作方法や情報取り扱いのトレーニングを行うことが大切です。社内wikiの扱い自体はさほど難しいものではありませんが、すべての従業員がシステムを使いこなせるようになるには相応の時間と労力がかかるでしょう。導入時に一過性の取り組みとして注力するのではなく、運用開始後も継続して推進することを心がけてください。

プライバシーとセキュリティ

あらゆる情報が集まる社内wikiには、社外秘や顧客の個人情報などデリケートな内容も多く含まれています。したがって、運用にあたってはプライバシーやセキュリティに関しても重点的な取り組みが必要とされているのです。

使用する社内wikiツールに備わっているセキュリティ機能も大切ですが、自社の従業員に情報リテラシーを身に付けてもらうための研修・講習を徹底するようにしましょう。情報漏えいは会社の信頼を大きく損なうため、社内wiki運用において重要度の高いポイントです。

社内wiki導入の失敗要因

社内wikiは既に多くの企業が導入を進めていますが、そのすべてが成功を収めている訳ではありません。中には運用に失敗してしまった事例もありますが、こうしたケースにはある程度共通した傾向が見られます。社内wikiの運用に失敗する主な原因には、以下のようなものが挙げられるので注意してください。

利用者が不足する

多くの従業員が情報を書き込み、それを社内全体で共有することで初めて効果を発揮するのが社内wikiです。しかし導入失敗事例の中には利用者が中々増えず情報の量が増えない、あるいは情報共有が進まないといったパターンも少なくありません。

このケースでは従業員に社内wikiの利用方法や有用性を理解してもらえていない、あるいは業務へ組み込むためのトレーニング・指導が不足していることが多いです。中には周知が徹底されておらず、従業員が社内wikiの存在を知らなかったなんてこともあり得ます。社内wiki運用のスタート地点はシステムの導入ではなく、従業員からの認知や積極的な利用なのです。

情報が更新されない

社内wikiの生命線は蓄積されている情報の質です。役に立つ情報が共有されていなければ、社内wikiの存在意義は途端に希薄なものになってしまうでしょう。

先に述べた通り情報の「鮮度」は特に重要なポイントです。一度登録した情報が古いまま残され続けるというケースは少なくありません。信頼性と有用性が失われた社内wikiは利用者が減少し、システムは形骸化する可能性が高いでしょう。

様々な情報の中でも業務プロセスやプロジェクト進捗に関わる情報は変更が多いので、定期的に見直して最新の情報に更新されているかチェックすることが大切です。

無秩序な構造による混乱

従業員が社内wikiを積極的に活用してくれているものの、適切な使い方が徹底されていないと情報が乱雑に保存されているだけのメモ帳になってしまいがちです。

本来、社内wikiに保存する情報は「タグ付け」や「カテゴリー分け」によって見やすく整理されるもの。wikipediaの構造を思い浮かべるとイメージしやすいでしょう。たとえ書き込まれている情報自体が有益なものであっても、無秩序に保存されているだけではかえって混乱を招いてしまうのです。

不適切なツールの選択

社内wikiを構築するためのツールは様々なメーカーからリリースされています。ここで注意したいのは、すべての製品がすべての企業にとってマッチする訳ではないという点です。

社内wikiの構築および運用に関して自社に必要な機能が備わっていなかった、逆に機能過多で従業員が使いこなせなかったといった失敗例もみられます。備わっている機能や特徴は製品によって異なるため、自社の運用目的や社内事情に合わせてツールを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策の不備

セキュリティ対策の不備から情報漏えいが発生すると、社内wikiの運用は中止に追い込まれる可能性があります。社内の業務に関する情報や売上データが流出するだけでも大ごとですが、顧客情報が漏れてしまうと法律的な問題に発展することも。

情報を取り扱うというのは「責任」と「信頼」が伴う行為です。社内wikiは組織内の利便性を向上させることばかりを意識しがちですが、安全な運用が大前提であるという点は十分に留意しておきましょう。

社内wiki導入のポイントや注意点

社内wikiの導入を成功させるためには、要点を押さえて運用することが求められます。ここからは運用のコツやツール選定のポイントについて解説していくので、自社へ社内wikiを導入する際の参考にしてみてください。

情報はひとつにまとめる

社内wikiは情報を一元的に管理することで業務効率化を実現するシステムです。したがって、必要な情報がバラバラに保管されている状況では社内wikiを導入しても効果が期待できません。

導入前であっても社内には様々な情報があらゆる場所で管理されています。そのまま社内wikiの運用を始めると結局情報を探すのに時間がかかったり、古い情報に基づいて行動したりといった問題が発生する可能性が高いです。システム導入時には既存の情報を社内wikiに集約して、従業員が使いやすい環境を整えておくのがポイントとなります。

更新性を高める

情報の更新頻度を高めるというのも、社内wikiの運用において重要な取り組みです。いつ見ても最新の情報が載っているからこそ、従業員は安心して社内wikiを利用できます。

しかしその情報を更新していくのは従業員自身というのもまた事実。社内wikiの積極的な活用や更新を促すためには、運用担当チームを組むのが効果的です。率先して社内wikiを活用・更新する人が居れば、その有用性が周囲に認知されやすくなります。

また、従業員が情報を更新するにあたって精神的なハードルを感じないようにするためには、運用ルールを難しくしないことを心がけましょう。更新頻度やフォルダ分けの基準など、ルールの策定は大きい枠組みで考えてみてください。

クラウド型かオンプレミス型か

社内wikiのツールには大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2パターンがあります。

オンプレミス型は自社のサーバーですべてのデータを管理するタイプで、セキュリティ対策や運用負担を自社で賄うのが特徴です。カスタマイズ性に優れ、オフラインでも利用可能であるという点が大きなメリットとなります。

一方のクラウド型はインターネット上の外部サービスを利用してデータを保存するというタイプです。自社の運用負担やイニシャルコスト軽減といったメリットがありますが、利用するベンダーの信頼性を吟味する必要があります。

どちらが良いという訳ではないので、自社のニーズやリソースに合わせた製品を選択しましょう

必要な機能がある

社内wikiに搭載されている機能は製品によってまちまちなため、自社の利用目的やニーズに必要な機能がすべて揃っているかを確認するようにしてください。

例えば担当チームが複数人で編集・更新作業を行う際に便利なリアルタイム編集やコメント機能、多国籍の従業員が在籍している企業であれば多言語対応といった機能が必要になるでしょう。

既存ツールとの連携性もシステムの構築に大きく影響するので、ツール選びの際にチェックしてみてください。

検索機能が充実している

情報の蓄積が進んだ社内wikiは、必要な情報を引き出すのに時間がかかる場合があります。これは単純なキーワード検索だけでは複数の記事がヒットしてしまい、その中から目視で探し出す必要があるためです。

社内wikiの快適性は検索機能の充実具合によっても左右されるということを覚えておきましょう。例えばタグ検索やカテゴリー検索といった機能が備わっているだけでもユーザビリティが向上し、情報を手に入れるまでのスピードも早くなります。

より高度なもので言えばor検索や除外検索といったものもありますが、このあたりは必要に応じて検討するのが良いでしょう。

誰でも使いやすい操作性

IT系の知識やスキルがあまり備わっていない人にとって、最初の弊害となるのが「なんだか難しそう」という先入観や印象です。すべての従業員に社内wikiを活用してもらうためには、万人が扱いやすく分かりやすいユーザーインターフェースを備えたツールを選ぶことを心がけましょう。

見た目のシンプルさはもちろん、書き込み・編集・データの管理・画像アップロードといった基本的な操作を直感的に行えるものがベターとなります。多くのツールではデモ版や無料トライアル期間が提供されているので、まずは小規模でテスト運用してみるのもおすすめです。

情報セキュリティの安全性

社内wikiは重要な情報を数多く保管する場所であるため、情報漏洩を防ぐ強固なセキュリティ対策が重要になってきます。国際セキュリティ資格(ISMS)を取得しているなど、セキュリティレベルの高いツールを選ぶようにしましょう。

また、2段階認証をはじめとする認証機能で不正なアクセスを未然に防止することも大切です。オンプレミス型はカスタマイズの段階でセキュリティレベルを調整可能ですが、クラウド型の場合はベンダーが提供しているシステムをそのまま利用することになるので入念にセキュリティ面をチェックしてください。

コストは適正か

社内wikiの導入にあたってはコスト管理にも意識を割くように心がけましょう。社内wikiには無料のものもあれば有料ツールも存在します。基本的に有料版は機能が充実している傾向にありますが、運用方法によっては無料版で十分事足りるケースも。

大切なのは「いくらかかったか」ではなく「どのくらいのコストパフォーマンスが得られたか」です。購入価格だけでなくランニングコストやカスタマイズ費用などトータルでのコストが、どの程度自社の業務に貢献するかを事前に評価する必要があります。これもまたシステムの使用感が大きく影響するポイントなので、デモ版やトライアル期間を積極的に活用しましょう。

サポート体制の充実

何事も初めての取り組みは分からないことが多く、自力で完璧に運用できるというケースは稀です。特に社内wikiのようにPC上で機能するツールは、技術的なトラブルも珍しくはありません。そんな場合でもツールの運営元が手厚いサポート体制を整えていれば安心と言えます。

基本的にはどのメーカーも問い合わせ窓口を設けていますが、電話窓口やチャットサポートを用意しているところがおすすめです。サポートがメールフォームのみの場合、問い合わせの回答に数日かかることも少なくありません。その間、社内wikiの運用が滞ると業務に支障を来たす可能性もあり得ます。電話やチャットも一般的に対応時間が決められているため、自社のメイン稼働時間に対応しているか確認しておくと安心です。

おすすめ社内wikiツール

種類豊富な社内wikiツールですが、それだけにどれを導入するか迷ってしまいがちです。ここでは比較的人気のあるおすすめツールを無料・有料を問わず紹介していきます。

Stock／無料プランあり

Stockはシンプルなユーザーインターフェースと直感的な使用感が人気のツールです。

誰でも簡単に扱えるため、現場の従業員がITに詳しくない場合でもおすすめ。業務連絡用ノートを電子化したような使い勝手であり、「タスク」「メッセージ」といった機能でテーマごとにコミュニケーションを管理できます。

Evernote／無料プランあり

テキスト・写真・音声ファイルなどをweb上で保存できるクラウド型のツールがEvernoteです。

Evernoteにはweb上の情報をボタン1つで貼り付けられる「webクリッパー機能」を搭載、これによりスクリーンショットの手間が省けるため社内wikiに情報を書き込む際のスピード感が向上します。紙媒体のスキャンに対応しているため、社内のペーパーレス化にも有用と言えるでしょう。

Kibela／無料プランあり

Kibelaは比較的ITリテラシーの高い人におすすめなツールであり、4段階アクセス権限・多要素認証といった高度なセキュリティ対策が施されています。

情報を編集する際はプレビュー機能で実際の表示を確認できるため、効率的な作業が可能です。無料プランも用意されていますが、有料プランのトライアル期間が2週間と短いので注意してください。

OneNote／無料プランあり

OneNoteはMicrosoft公式の社内wikiツール、完全無料で使用できる点が大きな特徴です(データ保存用のストレージは別途料金が発生)。

テキスト・音声・動画・pdfファイルなど幅広いメディアに対応している他、手書き入力が可能というユニークな機能もあります。マルチデバイス対応なので、外出先からでも手軽に情報共有が可能です。

Microsoft Teams／無料プランあり

Microsoftからもう1つ、Microsoft Teamsというツールも社内wikiが構築できるツールです。正確にはMicrosoft Teamsの一部に「社内wiki」という機能が備わっています。

Microsoft製というだけあってwordやexcelとの親和性が高く、既存システムでMicrosoft officeを多用している企業にとってはありがたいポイントです。35の言語に対応可能というグローバルな一面も見逃せません。

NotePM

社内wikiの構築に際して細かいところまで行き届く機能が欲しい場合は、NotePMがおすすめです。

キーワード検索でファイルの中身までチェックできる他、プライバシーマークの使用許諾事業者の認定を受けるなどセキュリティ対策もお墨付き。用意された料金プランが利用人数に応じて変動するため、コスト管理には気を付けましょう。

esa

「情報を育てる」という独自のコンセプトを掲げるesaは、エンジニア向けとして広く知られているツールです。

特徴的なのはユーザーからの問い合わせに対するレスポンスの早さであり、サポート体制の優秀さが光ります。リアルタイムプレビューや同時編集エディタなど、情報を育てるために便利な機能が豊富です。

Qiita:Team

Qiita:Teamもまたエンジニア向けのツールですが、機能面は比較的シンプルにまとめられています。

料金プランが6段階に分かれており、上位プランではIPアドレスによるアクセス制限といった高度なセキュリティ対策が利用可能です。IT系企業のコミュニケーション補助ツールとしても活躍してくれるでしょう。

flouu

flouuは探しているキーワードについて複数のファイルを横断して検索する全文検索機能を搭載しています。

共有ドキュメントにはチャット機能が付いているのでリアルタイムのコミュニケーションも可能です。公開範囲・編集制限の設定が柔軟に行えるため、必要な情報を必要な人だけが扱うという効率的な運用方法にも対応できます。

DocBase

DocBaseは気軽な更新性と高いセキュリティ性にこだわったツールです。必要な情報を「グループ」「メンバー」「タグ」に分けて検索できるため、アクセスまでのスピード感が早くストレスフリー。

セキュリティ面では情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISMS認証」を取得している他、データの暗号化および2段階認証など堅牢な仕様となっています。

社内wikiのメリットをフル活用して、IT化するビジネスシーンを勝ち抜こう

「情報」は目に見えない存在でありながらも、ビジネスにおいては業務効率化や品質向上に大きな影響をおよぼす要素です。社内で共有されていない情報やノウハウは、企業にとって宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

社内wikiの運用に成功すれば従業員の仕事に有機的な結び付きが生まれ、社内全体の業務品質向上や教育コスト削減が実現します。システム導入には周知徹底やセキュリティ対策などやるべきことも少なくありません。しかし導入成功のメリットを考えれば、多くの企業が導入済みである事実にもうなずけると言えるでしょう。

社内wikiを適切に運用して、自社の業績向上に役立ててみてください。