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オフィス環境が悪いとどうなる？

オフィス環境が悪いと、具体的にどのような影響が生じる可能性があるのでしょうか。

居心地の悪いオフィス環境では、従業員の集中力や作業効率が低下しやすく、生産性が下がる傾向が認められます。騒音や不適切な温度・湿度、照明の問題を放置していると、ストレスや身体的な疲労、眼精疲労といった従業員の健康問題を引き起こす可能性があります。また、不快な環境下では、従業員の仕事に対するモチベーションややる気が低下し、働きがいや意欲が減少してしまいがちです。

劣悪なオフィス環境は、従業員の満足度を低下させ、結果的に離職率の上昇に結びつくこともあり得ます。従業員の定着率の低下や、人材の流出が生じ、企業活動に影響を及ぼすことも少なくありません。また、不適切なオフィス環境においては、従業員同士の円滑なコミュニケーションや協力が困難となり、情報共有やチームワークが妨げられやすい傾向がみられます。

これらの多様な要因によって、組織全体のパフォーマンスや成果が低下することもあるため、良好なオフィス環境の確保は、従業員の幸福感と組織の成功を両立する上で不可欠です。

オフィス環境を改善するメリット

オフィス環境の改善によってもたらされるメリットはどのようなものか、具体的に知りたいと考えている人もいることでしょう。いくつかのメリットを挙げて、詳しく説明をしていきますので、オフィス改善の参考にしてください。

生産性の向上

快適なオフィス環境は、従業員の生産性を格段に向上させる効果が期待できます。従業員の個々の作業スペースが不十分な場合は、周囲への気遣いをすることで、能率が落ちてしまうこともあるでしょう。個人の作業スペースが確保された明るく快適な環境であれば、従業員が集中力を高め、効率的に業務に取り組むことができます。

オフィスにおいて一人あたりに確保すべきスペースの目安は、約3坪です。資料を十分に広げて作業ができるスペースを各自に与えられるようにしてください。一人あたりのスペースの目安よりも狭い作業スペースでは、生産性が低下するだけでなく、機密事項が漏れてしまいやすくなるというデメリットも生じます。

健康促進

オフィス環境の改善は、従業員の健康促進にもつながります。適切な照明や換気システムの導入、快適な温度や湿度の維持などは、従業員の体調や健康にプラスの影響を与えます。

従業員の動線を考えた適切なレイアウトを整えることも大事です。ゆとりのあるスペースが確保され、移動がしやすいレイアウトであれば、移動の際にストレスを感じることなく、次の作業にスムーズに移行しやすいです。

良好なオフィス環境はストレスや疲労の軽減にもつながり、従業員の健康状態を向上させます。

働きやすさの向上

快適なオフィス環境は、従業員の働きやすさを向上させます。適切なデスクや椅子、作業スペースの配置などは、体の負担を軽減し、作業効率を高めます。

デスクワーク中心の職場においては、デスクとチェアの選別は特に重要なポイントです。長時間でも作業しやすい機能性とオフィス空間に馴染むデザイン性を兼ね備えたものを選ぶようにしましょう。また、静音化対策やプライバシーの確保といったセンシティブな問題に対する意識を高めることも大事です。

従業員が集中して業務に取り組むことができるよう支援する真摯な姿勢が求められます。

チームワークの促進

快適なオフィス環境は、チームワークを促進する要素ともなります。コミュニケーションの円滑化を支える共有スペースや会議室の設置、コラボレーションをサポートするツールや設備の整備などは、従業員同士の連携や情報共有を促進します。

社員が気軽に集まりやすいスペースがあると、自由なアイデアが交換しやすく、コミュニケーションの活発化が促され、ハイレベルな知識創造が期待できます。

従業員満足度の向上

オフィス環境の改善は、従業員の満足度を向上させます。働きやすい環境や快適な設備が提供されることで、従業員は職場に対する満足感や働きがいを感じるようになります。

満足度の向上は、従業員のモチベーションや定着率にもプラスの影響を与えるものです。また、おしゃれで働きやすいという評判のオフィス環境であれば、そこで働きたいと希望する人も増え、新たな人材を確保しやすくなります。オフィス環境の改善が、現在の従業員の満足度の向上のみならず、優秀な人材の発掘にも結び付くと認識することが大事です。

オフィス環境の主な課題

快適なオフィス環境のメリットを理解できたところで、次はオフィス環境の課題を具体的に列挙していきましょう。騒音、温度と湿度の管理、照明、空気の質といった、オフィスの居心地の良さを大きく左右する問題から、業務スペースの配置まで、幅広い課題に言及します。

騒音

オフィス内で生じる騒音は、従業員の集中力の低下やストレスの原因となります。近くのデスクからのキーボードのタイピング音や従業員同士の話し声によって、集中力が途切れてしまうという悩みを抱く従業員は少なくありません。

また、会議室からの話し声、プリンターなどの機器や設備の動作音なども問題となることがあります。逆に、静かすぎるオフィスも問題となり得ます。静寂が緊張やストレスの原因となったり、集中力の低下を招いたりします。

温度と湿度の管理

不適切な温度や湿度のオフィス環境は、従業員の快適性や健康に影響を与えます。温度に関しては、夏は27度前後、冬は22度前後が適正な温度です。

暑すぎる環境では集中力が低下し、寒すぎる環境では不快感や作業効率の低下が生じることがあります。湿度に関しては40〜60％が目安とされ、高湿度な環境では、不快感や集中力低下を招く傾向がみられます。

照明

不適切な照明は目の疲労や集中力の低下を引き起こす可能性があります。特にパソコン操作に従事する従業員は、モニター光量との関係から眼精疲労の症状を訴える人が多いです。

目の症状のみならず、肩こり・頭痛・倦怠感などの身体的な症状も現れがちです。また、暗すぎる照明やまばらな光の配置は、作業効率や従業員の健康に悪影響を及ぼすことがあります。

空気の質

オフィス内の空気の質が悪いと、従業員の健康状態や快適性に悪影響を与える可能性があります。換気システムの不備や、室内の汚染物質の存在が、オフィス環境の空気の質の劣化の原因となります。

また、人が多く密集するオフィスでは、二酸化炭素がこもりやすく、息苦しさや集中力の低下を招きがちです。

業務スペースの配置

オフィス内の作業スペースの配置には注意が必要です。デスクや椅子の適切な配置や、作業スペースのプライバシーの確保が課題となります。

人がストレスを強く感じる要因のひとつとして挙げられるのが、パーソナルスペースです。一般には他者と140cmの距離が保たれていると、不快感を感じにくいと言われています。国内のオフィスで導入されているデスクの横幅は110cmないし120cmであり、パーソナルスペースを確保するには、デスクの間隔を広く確保するといった工夫が必要です。

快適なオフィスの特徴

オフィス環境改善においては、快適なオフィスの特徴を把握しておくことが大事です。

静寂な環境を保つためには、騒音を最小限に抑えた静かなオフィス環境づくりを心掛けましょう。従業員が集中して仕事に取り組むことができるよう、適切な音響設備を備えたり、個別の作業スペースを提供したりする必要があります。

快適な温度と湿度を維持するには、優れた管理システムが必要です。適切な冷暖房設備や湿度調整システムを導入して、従業員が快適に働ける環境を提供してください。

良好な照明を維持するには、明るく均一な照明を確保することが重要です。自然光を適切に活用すると共に、適切な照明設備を備えると、眼の疲労を軽減し、従業員の作業効率や集中力を向上させることができます。

良質な空気を確保するには、新鮮な空気の供給と室内の空気質の維持に注意を払うことが重要です。適切な換気システムを導入して、定期的な空気のフィルタリングや室内の汚染物質の除去を行うことで、従業員の健康と快適性の向上に繋がる努力をする姿勢が求められます。

働きやすいオフィス環境にする上では、快適な作業スペースと、快適な休憩スペースを両方備えていることが大事です。従業員が快適に作業できるスペースの提供には、適切なデスクと椅子、作業スペースの配置、必要なツールや機器の提供などが含まれます。個々の作業スペースのプライバシーと集中力の確保にも配慮して、細心の注意を払って空間作りをすることが大事です。従業員がリラックスし、リフレッシュできる休憩スペースを提供する上では、単にスペースを確保するだけでなく、快適な家具や緑化、娯楽スペースなどを取り入れると、オン・オフの区別もつけやすくなります。

オフィス環境の改善アイデア15策

オフィス環境が従業員に与える影響の大きさへの認識を深め、積極的にオフィス改善に取り組みたいと考えている人もいることでしょう。ここでは、オフィス環境の改善に役立つアイデアを15策ご紹介していきます。

フリーアドレス

時代のニーズに合うオフィス環境の改善策として注目を集めているのが、フリーアドレスです。フリーアドレスは、従来のように従業員ひとりひとりに固定のデスクを与えるのではなく、従業員が業務スタイルに応じて自由に選べるフレキシブルな業務スペースを設けるスタイルで、自由な意見交換を重んじるクリエイティブ系の職種で普及率が高いです。

部署に関係なく、より幅広い従業員との交流を活性化できるのは、フリーアドレスならではのメリットです。個別のブース、コラボレーションスペース、静かなスペースなど、さまざまなニーズにも対応しやすい形態です。

自然光の最大限の活用

自然光に触れられるオフィス環境は、心地よく作業が行いやすいものです。オフィス内に自然光ができるだけ差し込むように配置やレイアウトを工夫することが大事です。

窓際の席やガラスパーティションを導入するなどして、従業員が自然光を受ける機会を増やせるようにしてください。自然光を効率よく取り入れられる工夫をして、室内が暗くなりすぎないよう注意を払いましょう。

観葉植物の配置

オフィス内に植物を配置すると、空気の浄化やリラクゼーション効果を得られます。観葉植物によって自然の緑が加わることで、オフィス全体が明るく清潔感のある雰囲気になる点も、大きな魅力です。

また、適度に緑色が目に入るオフィス環境は、従業員のストレス軽減に役立ち、満足度や意欲の向上にも結び付きます。

快適な休憩スペースの充実

快適で魅力的な休憩スペースを設ける方法もおすすめです。快適な家具を配置してリラックスできる雰囲気を演出したり、屋内緑化に努めたり、社内カフェを導入したりすると、従業員がリフレッシュできる環境を提供でき、ストレスを緩和しやすくなります。

リフレッシュスペースの効果を高める上では、ワーキングスペースとの違いを意識することが大切です。作業空間には見られないような暖色系のソファを配置する、コーヒーサーバーを置く、といった工夫をしましょう。広い窓に面した場所にリフレッシュスペースを設けて、眺望を眺められる様にすれば、心理的にリラックスできるだけでなく、パソコン操作による目の疲労を緩和することもできる空間になります。

バランスのとれた温度と湿度管理

従業員が快適に過ごせる環境を作るためには、機能性の高い冷暖房設備や加湿器、除湿器を導入して、適切な温度と湿度を維持しましょう。

空調の温度は季節ごとに見直す必要があります。夏場は約27度、冬は約22度前後が適温とされています。湿度は40〜60％が目安です。冬は乾燥を防ぐために、加湿器を用いて、湿度を保つようにしてください。

防臭対策

防臭対策を講じることも、オフィス環境の改善には不可欠です。オフィス内の臭いは従業員のストレスの原因のひとつであり、特に問題視されているのが、たばこの臭いです。オフィスの分煙化、禁煙化を徹底すると共に、適切な臭い対策を講じるように心掛けてください。

定期的な換気、空気清浄機や脱臭機の設置、消臭剤の使用などによる効果的な防臭対策を実施し、快適なオフィス環境を維持しましょう。

開閉のできる窓があるオフィスでは、こまめに換気をして空気を入れ替えることが大事です。窓を2か所開けると、空気の流れを作って、より効率よく換気ができます。また、デスクに取り付ける卓上扇風機を活用すると、オフィス全体の淀んだ空気をうまく循環させやすくなります。

ブレインストーミング用のコラボレーションスペース

柔軟性のある働きやすいオフィス環境にするには、アイデアを出し合うためのブレインストーミングスペースを作ることを検討しましょう。

ホワイトボードやアイデアボード、快適な家具などを備えて、クリエイティブな活動をサポートしてください。カフェのような雰囲気の寛げる空間も、ブレインストーミングスペースとして人気です。

オフィスデスクが整然と並ぶ一般的なワークスペースとは異なる空間を作ることで、従業員のやる気を鼓舞したり、アイデアを活性化したりする効果が期待できます。

オフィスのカラースキームの見直し

オフィスの壁や家具のカラースキームを見直し、リラックス感や創造性を促進する色合いにすることでも、オフィス環境の改善が叶います。

色は人間の心理に大きな影響を与えるため、色をしっかり意識したオフィス作りによって、従業員がより働きやすい環境を整えてください。

従業員が交流を深めながら仕事ができる明るい雰囲気のオフィスにしたい場合は柑橘系のカラーを取り入れる、心穏やかに落ち着いて仕事に取り組めるオフィスにしたい場合はブラウンを基調にする、といった工夫をするとよいでしょう。

ノイズキャンセリングヘッドフォンの提供

Web会議が普及する時代にあって、ヘッドフォンを使って業務を行う機会も増えてきました。従業員がより集中してできるように、ノイズキャンセリング機能を備えたヘッドフォンを提供することも検討するとよいでしょう。

性能の良いヘッドフォンの提供によって、企業全体の業務の効率化も期待できます。

快適なオフィス家具を取り入れる

デスクワークに従事する従業員の場合、ほぼ一日中デスクに座ったままの状態で仕事をする人も少なくありません。従業員が座り続けることなく、活動的に働けるような環境を作るため、スタンディングデスクや高さ調節可能なデスクを導入すると、従業員の姿勢の改善がサポートできます。

また、十分な作業スペースを備えたデスクや、細かなアジャスト機能が付いたチェアを取り入れると、デスクワークにおける身体的な負担を軽減可能です。会議室や共有スペースの配置を増やすことでも、従業員の快適さや働きやすさを改善できます。

オフィス内の整理整頓

整理整頓されたオフィス環境は、従業員の効率性や集中力を高めます。オフィス内の備品が整理されていない場合、使いたい備品を探すのに必要以上に時間が掛かってしまうという可能性があります。備品の格納場所が分かりやすく決められていれば、時間のロスが生じることがなく、備品を探す時間を別の作業に充てることが可能です。

適切な収納スペースや整理用具の提供、デジタル化やペーパーレス化の推進などによって、オフィス内の整理整頓をサポートしましょう。デジタル化やペーパーレス化には、書類を減らしてスペースを有効活用できるだけでなく、人為的なミスを防ぐ、紙代や郵送代などのコストを削減するといったメリットも挙げられます。

睡眠スペースの設置

長時間の労働や時差出勤がある職場では、従業員が休憩や睡眠をとるためのスペースを提供しましょう。快適なベッドやプライバシーを確保したスペースを設け、従業員の健康とリフレッシュをサポートすることが大事です。

睡眠不足がミスにつながることもあるため、休息をゆっくり取れる上質なスペースを確保することが求められます。

リフレッシュスペースの設置

従業員がリラックスや自己ケアを行えるリフレッシュスペースも、オフィス環境の改善に役立ちます。

心身のコリをほぐせるマッサージチェアを導入したり、瞑想用のスペースや、ストレッチやヨガを行うためのスペースを設置したりして、従業員の心身の健康をサポートする場所を提供しましょう。

ゲームコーナーなど、休憩時間に遊べるスペースの設置も効果的です。

オフィスカフェ

オフィスカフェは、快適な雰囲気と美味しい飲み物を提供し、従業員コミュニケーションを増進します。コーヒーやお茶、軽食を楽しみながら、従業員同士で交流やアイデアの共有が行われ、創造性やモチベーションが高まります。オフィス内でのリフレッシュや休憩の場として活用できるため、働きやすさや生産性の向上にも寄与します。

会議室や応接室としても使用でき、メリットが多いオフィスカフェですが、使用する上では注意が必要です。オープンスペースであるオフィスカフェには、情報漏えいのリスクが伴います。オフィスを仕切るためのパーテーションやブースを取り入れるなど、機密情報の取り扱いに配慮できる環境にすることも重要です。

お菓子や飲み物を置く

お菓子や飲み物の設置も、オフィス環境を改善する有効な方法のひとつです。置き社食サービスなどを利用してお菓子や飲み物などを設置し、従業員のリフレッシュやエネルギー補給をサポートしましょう。

お菓子や飲み物は、従業員同士の交流やリラックスタイムに活用され、働きやすさやチームワークの向上に貢献します。無料や低価格でちょっとしたリフレッシュメントが手に入る環境であれば、従業員の満足度の向上も期待できるはずです。

オフィス環境を改善した成功事例

オフィス環境の改善に興味は持ったものの、実際にどの程度効果があるのか半信半疑だという人もいるかもしれません。ここでは、オフィス環境を改善した成功事例を紹介していきます。

アマゾンジャパン合同会社

アマゾンジャパン合同会社は、世界最大手のECサイトであるAmazonの日本法人です。世界的に注目されるアマゾンの日本オフィスは、一般的なオフィスのイメージとは大きく異なります。

「革新と倹約の発想」をコンセプトに作られたオフィス空間は、色遣いが華やかでまるでジャングルのような空間です。ボルダリングウォールが設置されていたり、エレベーターのドア部分のデザインがAmazonの段ボールになっていたり、と遊び心あふれる革新的なオフィス空間が広がっています。

自身のノートパソコンを持ち運び、カフェテリアやミーティングスペースで自由に仕事をするスタイルが定着していて、先進的な社風を感じさせます。

ヤンマーホールディングス株式会社

東京八重洲に2023年1月にオープンした「YANMAR TOKYO（ヤンマー東京）」は、旧ヤンマー東京ビルの跡地にオープンした複合ビルです。

ヤンマーグループのオフィスのほか、低層階にはヤンマー直営のレストランやショップも入っています。生きた植物を使った緑化システムや天然木のフローリングを取り入れ、屋内空間でも豊かな自然を感じられる空間作りがされています。

また、自動販売機やソファを備えたリフレッシュコーナーをはじめ、社員が気軽に立ち寄りやすいスペースを設置して、従業員同士の交流を促すと共に、リフレッシュしやすい環境を維持しています。

オフィス環境を改善する際のポイント

オフィス環境の改善を実施する上では、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。効率よく改善を進めるために、覚えておきたいポイントをお伝えしましょう。

従業員の意見を取り入れる

オフィス環境改善には、従業員の意見を積極的に取り入れることが重要です。定期的なアンケートやフィードバックセッション、意見箱の設置などを通じて、従業員の声を収集すると、改善の方向性がより明確になります。少数派の声を拾い上げる上では、従業員ひとりひとりにヒアリングをして、業務上不便に感じている点や不満に思っている点がないかを聞き取ることも重要です。

また、意見を反映させるためのアクションプランを策定し、従業員とのコミュニケーションを強化することも大事です。オフィス環境改善のためのメンバーを決めて、ミーティングを行い、活発な意見交換をする方法を検討してもよいでしょう。従業員が参加できる意思決定プロセスによって、より働きやすい環境を共同で創り上げることができます。

補助金制度を利用する

オフィス環境の改善にはさほどお金が掛からない方法もありますが、大がかりなオフィスリノベーションをする場合は、1,000万円以上の費用が必要となるケースもあります。ここでは、主に中小企業をターゲットにした制度を3つご紹介します。オフィスリノベーションに適用される補助金制度についても理解を深め、適切に利用するようにしてください。

ものづくり補助金は、中小企業・小規模事業者向けの補助金で、生産性の向上を目的とする設備投資が対象となります。ものづくり補助金の申請の際には、オフィスリノベーションがどのように生産性の向上に結び付くかを証明することが求められます。

事業承継補助金は、事業承継やM&Aによる経営革新や、廃業した事業の再チャレンジを目指す中小企業向けの補助金です。補助金の申請にあたっては、オフィス改装と新事業との関連性を説明することが必要です。

IT導入補助金は、中小企業向けの補助金のひとつで、業務効率化やデータ利用による顧客獲得のためのITツールの導入が対象となります。モバイルパソコンの準備やWeb会議のシステム導入費用なども該当するため、IT環境の整備をする際は申請を検討してください。

オフィス環境を改善して業務の効率化を図ろう

オフィス環境を改善すると、生産性の向上や業務の効率化が図れます。外部サービスの利用も、環境改善の問題解決の近道となります。心幸グループでは「はたらく人を元気にする」福利厚生サービスを提供しています。

置き社食サービス「オフめし」は、オフィスの一角にミニコンビニを設置できるサービスで、利便性と快適性が格段にアップします。お菓子や飲み物だけでなく、常温保存そうざいや冷凍弁当も取り扱っていて健康面でのサポートも可能です。

▶「オフめし」の詳しい情報はこちら