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コミュニケーションとは

コミュニケーションとは、情報、アイデア、感情などを伝え、または共有するためのプロセスを指します。これには言語による表現だけでなく、非言語的な要素（ボディランゲージ、視覚的表現など）も含まれます。簡単に言えば、コミュニケーションは私たちが思考や感情を他者と共有し、理解し合うための手段です。

なぜ職場においてコミュニケーションが重要なのか、その理由はいくつかあります。

まず、「目標達成」のために不可欠です。コミュニケーションは、チームや組織の目標を理解し、共有するために無くてはならないもの。目標への共通の理解がなければ、協力的な努力を組織することは困難です。

次に、「問題解決」のためにも必要です。 コミュニケーションは問題や課題を明確化し、それに対する解決策を見つけるための議論を促進します。開かれたコミュニケーションがあることで、新たな視点やアイデアが提供され、より良い解決策が生まれる可能性が高まります。

また、「関係構築」のためにもコミュニケーションは重要です。職場の同僚との信頼関係を構築し、強化するために不可欠であり、良好なコミュニケーションは、互いの理解を深め、チームワークを促進し、結果として生産性を向上させます。

最後に、「モチベーションの向上」にもコミュニケーションは役立ちます。フィードバックや評価、認識を共有することで、従業員は自分の働きが評価されていると感じ、より一層の努力や成長を促すことができます。

以上のように、コミュニケーションは職場の成功を支える重要な要素であり、効果的なコミュニケーションスキルを持つことは、個々の成功だけでなく、組織全体の成功にも寄与します。

職場のコミュニケーションが不足する原因５つ

職場におけるコミュニケーション不足の原因は様々ありますが、以下に主なものを挙げてみましょう。

1. 明確な指示やフィードバックの欠如： マネージャーやリーダーからの明確な指示や具体的なフィードバックがない場合、従業員は自分が何をすべきか、または自分のパフォーマンスがどう評価されているのかを理解するのが困難になります。これは混乱を招き、コミュニケーションの欠如を引き起こす可能性があります。
2. 時間やリソースの不足： 一部の組織では、コミュニケーションに必要な時間やリソースが割り当てられていない場合があります。これは、スタッフが互いに効果的に情報を共有したり、相互理解を深めたりする機会を奪います。
3. 不適切なコミュニケーションツールの使用： 組織がコミュニケーションツールを適切に利用していない、または使用しているツールがスタッフのニーズに合っていない場合、情報共有が妨げられる可能性があります。
4. 組織文化の問題： 開かれたコミュニケーションを奨励しない組織文化は、情報共有の障害となる可能性があります。これは、スタッフが自分の意見や懸念を表現することを恐れ、またはその必要性を感じない場合に起こります。
5. ハイエラルキー（上下関係）： 一部の組織では、上下関係が強く、上位の従業員から下位の従業員への一方通行のコミュニケーションが主流となる場合があります。これは、双方向の開かれたコミュニケーションを妨げ、誤解や情報の欠落を引き起こす可能性があります。

これらの問題を解決するためには、組織全体でコミュニケーションの重要性を認識し、それを改善するための具体的な戦略を策定・実施することが必要です。

職場のコミュニケーション不足が招く問題

職場におけるコミュニケーション不足は様々な問題を引き起こす可能性があります。以下にその主なものを挙げてみましょう。

1. 誤解や混乱： コミュニケーションが不十分な場合、誤解や混乱が生じる可能性があります。これは、プロジェクトの目標やタスクの期限、役割の分担など、重要な情報が正確に伝わらない結果として発生します。
2. 効率の低下： 明確な指示や情報が不足すると、作業の効率が著しく低下する可能性があります。不確実性や混乱は、作業の進行を遅らせ、ミスを増加させる原因となり得ます。
3. 従業員のモチベーション低下： フィードバックや評価が不足すると、従業員のモチベーションやエンゲージメントが低下する可能性があります。これは、自分の働きが認められていないと感じ、仕事への興味やエネルギーが失われる結果を招く可能性があります。
4. チームワークの崩壊： コミュニケーション不足は、チーム内の関係性や協調性、連携を損なう可能性があります。これは、情報が適切に共有されず、互いの期待や必要性が理解されない場合に発生します。
5. 意思決定の困難： コミュニケーションが不足していると、効果的な意思決定が困難になる可能性があります。これは、必要な情報や視点が全てテーブルに乗っていない場合、最善の選択肢を選ぶことができないためです。

これらの問題は、従業員のスキルアップを逃してしまうだけでなく、ビジネスチャンスも失ってしまいかねません。さらに、組織のパフォーマンスや生産性を低下させ、従業員の満足度や離職率にも影響を及ぼす可能性があります。そのため、効果的なコミュニケーションを確保し、これらの問題を回避することは、組織にとって重要な課題となります。

職場のコミュニケーションを活発化させるメリット

職場でのコミュニケーションを活発化させることには、多くのメリットがあります。これらのメリットは、組織全体のパフォーマンスと従業員の満足度の両方を向上させるため、コミュニケーションを活発化させる努力は重要な投資と言えます。以下にその主なものを事例とともに挙げてみましょう。

生産性の向上

コミュニケーションがスムーズに行われると、誤解や混乱が減り、作業の効率が向上します。また、明確な指示やフィードバックにより、タスクの優先順位を正確に理解し、効果的に進めることが可能になります。

例えば、新しいプロジェクトを始める際には、その目的や期待される成果、個々の役割といった要素が明確に伝えられなければなりません。良好なコミュニケーションが行われていれば、これらの情報はプロジェクトの初期段階で全員に伝わります。それによって、誰もが何をすべきかを理解し、自身の役割に集中することができます。

問題解決能力の強化

コミュニケーションが活発な職場では、問題や課題が早期に明らかになり、共有されることが多いです。これにより、問題を早期に把握し、解決策を迅速に見つけることができます。

例えば、製品開発チームが新しい製品の設計に取り組んでいるとします。このチーム内で、コミュニケーションが頻繁かつ透明性を持って行われていれば、各メンバーは進捗状況を常に共有することができます。エンジニアが技術的な問題に直面した場合、それをすぐにチームに報告し、一緒に解決策を考えることができます。また、チーム全体で問題を共有することで、多角的な視点から解決策を探すことができ、最適なアプローチを早く見つけ出すことが可能となります。

従業員のエンゲージメント向上

コミュニケーションを通じてフィードバックや評価を行うと、従業員のモチベーションや満足度が向上します。また、自分の意見が聞かれ、尊重されていると感じることで、より仕事に対するエンゲージメントが深まるでしょう。

例えば、営業チームの一員であるAさんが、特定のタスクを特別に優れた方法で達成したとします。チームのリーダーがこれを認識し、チームミーティングでその成果を認め、称賛すると、Aさんは自分の努力が認められ、評価されていると感じます。これは彼のモチベーションを高め、より一層の成果を出すために努力する意欲を引き出します。また、Bさんが新たなマーケティング戦略の提案を持っている場合、そのアイデアを聞き、考慮することで、彼は自分の意見が尊重されていると感じ、会社へのエンゲージメントが深まります。

チームワークの強化

チーム内でのコミュニケーションが活発化すると、互いの理解が深まり、より協力的な環境が生まれます。これは、共通の目標に向けた協力や連携を強化し、チームのパフォーマンスを向上させます。

例えば、プロジェクトチームがあるとします。このチームが定期的にミーティングを開き、各メンバーが自身の進捗状況や課題を共有することで、互いの作業を理解し、必要に応じて協力することが可能になります。また、他のメンバーから新たな視点やアイデアを得ることで、問題解決やプロジェクトの推進に役立てることができます。

信頼関係の構築

コミュニケーションが活発な職場では、従業員同士の信頼関係が強化されます。これは、問題や困難が発生したときに、互いにサポートし合う強固なチームを形成する基盤となります。

例えば、プロジェクトの締切に追われる中で、一人のメンバーがタスクに遅れをとってしまった場合を考えてみましょう。このような状況で信頼関係が築かれているチームでは、他のメンバーが自然とサポートを申し出、一緒に問題を解決しようとします。また、信頼関係があると、新たなアイデアや意見を自由に表現しやすくなります。自分の意見が否定されることなく受け入れられ、考慮される環境は、創造的な思考や革新的な提案を促します。

職場のコミュニケーションを活発化させる具体例

職場のコミュニケーションを活発化させるためには、以下のような具体的な策があります。これらの策は、職場のコミュニケーションを改善し、組織全体の生産性と満足度を向上させるための一部です。それぞれの職場の状況に合わせて適切な施策を選び、実施することが重要です。

全体ミーティング

全員が参加するミーティングを定期的に開催します。ここで、経営陣からの企業全体に関わる重要な発表や更新情報を共有します。これにより、会社全体の方針や進行中のプロジェクト、企業文化など、全体像を把握する機会が提供されます。全体ミーティングは月に1回程度開催するのが一般的ですが、企業の規模やニーズに応じて頻度を調整します。

部門別ミーティング

各部門で定期的にミーティングを開催します。部門内のプロジェクト進行状況、問題点、改善点などを共有し、次のアクションプランを設定します。部門別のミーティングは、各メンバーが同じ目標に向かって進むことを確認するのに役立ちます。このミーティングは週に1回程度開催することが多いです。

1対1のミーティング

上司と部下、またはプロジェクトメンバー間で1対1のミーティングを定期的に設けます。これにより、個々の業務の進捗状況や問題点、改善点を具体的に共有し、フィードバックを行います。また、個々の成長やキャリアについて話し合う機会にもなります。このようなミーティングは週に1回や2週間に1回程度開催するのが一般的です。

共有スペースの設置

カウンターやテーブル、ソファーなどを配置した共有スペースを設けます。これは、従業員が自由に会話したり、情報を交換したりする場所となります。また、リラックスしたり、一息つくための場所でもあります。

フレキシブルなデスク

固定された席ではなく、自由に座れるスペースを設けることで、日々異なる人々とコンタクトを取る機会を増やします。これは新しいアイデアを生み出すきっかけにもなります。

ミーティングスペースの設置

オープンスペース内に、ガラス張りの小部屋や半個室など、少人数で集まれるスペースを設置します。何か相談事があった時に気軽に集まり話し合うことができるスペースがあると、業務をスムーズに進めることが可能になります。

コミュニケーションツールの活用

SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールは、リアルタイムのメッセージング、ビデオ会議、ファイル共有など、様々なコミュニケーションの形態を一つにまとめることができます。これにより、時間や場所を問わずに効率的に情報共有や議論を行うことが可能になります。

360度フィードバック

上司だけでなく、同僚や部下からもフィードバックを得るシステムです。これにより、自分の行動や業績が他人にどのように認識されているのかを把握し、自己認識の偏りを修正することができます。

公開フィードバック

フィードバックを公開することで、他のメンバーもそのフィードバックから学ぶことができます。ただし、この方法はフィードバックが建設的であること、そして受け取る側がフィードバックを公開にすることを快適に感じることが前提となります。また、フィードバックは適切に行わなければ逆効果になることもあります。そのため、効果的なフィードバックの方法を学ぶためのトレーニングも必要です。

カジュアルなランチ会

部署や役職を超えてランチを共有することは、気軽な雰囲気でのコミュニケーションを促します。ランダムにメンバーを組み合わせるランチルーレットなどもおすすめです。

社内のクラブ活動

共通の趣味を持つ従業員が集まり、クラブ活動を行うことも一つの方法です。これは同僚間のコミュニケーションを促すだけでなく、ストレス解消にも役立ちます。

社内イベント

季節のイベントや社内パーティー、チームビルディング活動などを定期的に開催することも有効です。これにより従業員が互いに交流を深める機会を提供します。

ワークショップや研修会

教育的な要素を含んだイベントも交流の場として有効です。新たな知識を共有し、同時に互いの視点や考えを理解する良い機会となります。

静かなスペースの提供

オープンオフィスはコミュニケーションを促す一方で、時には集中を妨げる要因となることもあります。そこで、集中力を高めるための静かなスペースを設けることが有効です。この空間は、「思考の部屋」や「集中ブース」といった形で提供され、従業員が静かな環境で作業に取り組むことができます。

休憩スペースの整備

心地よい休憩スペースを提供することで、従業員がリラックスし、コミュニケーションを取りやすい環境を作ることができます。ソファやカフェスタイルのテーブル、飲み物や軽食が提供されるキッチンスペースなど、リフレッシュできる空間を作ると良いでしょう。

職場の人とうまくコミュニケーションを図るポイント

コミュニケーションの重要性を理解していたとしても、コミュニケーションを図るのが苦手という方も少なくないでしょう。ここでは、コミュニケーションが苦手な人でも、職場の人とうまくコミュニケーションを図るポイントを具体例を交えて紹介します。

相手を尊重する

相手の意見や視点を尊重することは、良好なコミュニケーションの基礎となります。一人ひとりが持つ異なる経験や視点を理解し、それを尊重することで、より深い会話や共感を生み出すことができます。また、話を適切に聞くことで、相手に尊重されていると感じさせることができます。

例えば、同僚が新たな提案を持ってきたとき、即座に否定するのではなく、「それは面白い視点ですね。どういう考えからその提案に至ったのか教えてもらえますか？」と尋ねることで、相手を尊重する態度を示すことができます。

明確に伝える

自分の意見や感情をはっきりと伝えることは、自身の立場を明確にし、誤解を防ぐために重要です。しかし、伝える際には他人を尊重する態度を持つことが大切です。つまり、批判的ではなく、建設的なフィードバックを与えるよう心掛けましょう。

例えば、締切に追われるプロジェクトで、あるタスクが間に合わないと感じた場合、「このタスクは時間がかかると思うので、締切を延ばすか他のメンバーに手伝ってもらえますか？」と明確に伝えることが重要です。

フィードバックを求める

他人からの意見やフィードバックを求めることで、自分の行動や仕事について新たな視点を得ることができます。これは、自身の成長を促すだけでなく、他人との良好な関係を築くためにも役立ちます。

例えば、新しい仕事を担当した後、上司や同僚に「私のパフォーマンスについて何かアドバイスやフィードバックがあれば教えてください」と尋ねることで、自己改善に役立つ意見を得ることができます。

感謝の意を表す

他人があなたを助けたり、協力したりしたときに、その努力を認識し、感謝の意を示すことは、相手を尊重し、価値を認める良い方法です。これは、相手に対する敬意を示し、ポジティブな関係を強化します。

例えば、同僚があなたの仕事を手伝ってくれた場合、「手伝ってくれてありがとうございます。あなたの助けがあったからこそプロジェクトを時間内に終えることができました」と感謝の意を示すことが重要です。

適度な距離感を保つ

適切な距離感を保つことは、プロフェッショナルな関係を維持する上で重要です。一方で、適切な範囲で自分自身を開示することで、他人との親近感を増すことができます。

例えば、上司や部下との関係において、仕事以外の個人的な情報は必要最小限に留め、プライバシーを尊重することが重要です。

自己開示

自分の経験や感情を他人と共有することは、相互理解を深め、信頼を築くための重要な手段です。自己開示は、他人との深い関係を築くためのキーとなります。

例えば、チームミーティングの冒頭で「最近、新しい料理のレシピに挑戦していて、それがなかなかうまくいかないんです」と自分のプライベートな話を少しすることで、自己開示を行い、チーム内の雰囲気を和らげることができます。

職場コミュニケーション活性化の成功事例

実際に、他社ではどのような取り組みで職場のコミュニケーションを改善・活性化させているのでしょうか。企業別に紹介します。

1on1ミーティング／ヤフー株式会社

ヤフーでは、「週に1度30分間、場所を確保し、部下の話を聞く」1on1を取り入れました。実施の目的は、①仕事での経験や失敗だけでなく、成功からも学びを得ること。それを次の仕事に生かしていくサイクルを繰り返すスキームを完成させること。②部下自身がまだ気づいていない潜在力を引き出すこと。本人が本当にやりたいことに出会ってもらうこと。です。

外部の専門家も入り、カリキュラムをブラッシュアップさせたり、管理の1on1のスキルを上げていくことで、文化として浸透していきました。現在ではなんと、約6,000人の社員が「1on1」を実施しています。

参考／https://about.yahoo.co.jp/info/blog/20181011/1on1.html

バーチャルオフィス／エン・ジャパン株式会社

エン・ジャパンでは、全社を通じてバーチャルオフィスツール「Ovice」を活用し、スムーズなコミュニケーションを実現しています。アバターを直感的に操作して他の人に近づけば、カジュアルな会話を始めることができ、ささいな相談から雑談まで、特別なミーティングを設ける必要がない軽快なコミュニケーションを可能にしています。

リモートの状況下でも、他部署の取り組みや全社の動きを見ることができ、離れていても会社としての一体感が生まれています。

全社棚卸会議／株式会社サイバーエージェント

サイバーエージェントでは、「全社棚卸会議」という個々やチームのパフォーマンスを高めるためのプロセスを年2回各部署で実施しています。

「全社棚卸会議」の目標は、「棚卸すべき項目を明確にする」ことです。初めに、各自がポストイットを使って棚卸したい業務を次々とリスト化します。それらをホワイトボードに貼り、自分が特に取り組みたい項目を上部に配置します。その後、チーム全体で優先順位を討論しながら並び替えを行い、棚卸したい業務がどの程度まで達成すれば良いのかを上司と相談します。合意した解決策をポストイットに記入し、最後にリーダーとの合意を取り、「このように改善しましょう」と決定します。そして、チームリーダーが最終的な目標をポストイットに書き、それを完了とします。この「全社棚卸会議」を通じて、生産性向上への取り組みが社員全体に浸透していくよう努めています。

参考／https://www.cyberagent.co.jp/way/list/detail/id=12924

感動課／サイボウズ株式会社

サイボウズの人事本部には、日々の業務を感動的に変えることを専門に任された担当者がいます。「感動課」では、「職場に感動を！」というスローガンの下、社内で感動を生む要素を見つけ出し、その感動が全社員に広がるように周知しています。

一年を通じて様々なイベントや行事を企画・実施。これらの取り組みは職場のコミュニケーションを活発化させ、職員間の絆を深め、仕事に対する情熱を引き出すことにつながっています。

参考／https://cybozu.co.jp/company/work-style/

株式会社ZOZO

ZOZOでは、年間を通じて「FRIENDSHIP DAY」という名の社員交流イベントを開催しています。これは、社員一人ひとりが親友のように深い絆を築くことを目指したイベントで、会社の拡大に伴い、部署や地域を超えた新たなコネクションの構築を推奨しています。

BBQやボーリング大会を開催したり、イベント専用のオリジナルグッズを作成したりすることで、楽しい気軽なコミュニケーションを促進。これらの取り組みは、働きやすさと関係性の強化を目指し、そして個々の社員が自身の個性を最大限に活かすための環境作りを推進しています。

参考／https://corp.zozo.com/sustainability/initiative/20211001-17296/

職場コミュニケーション活性化のための標語

職場で標語（スローガン）を掲げることは、職場のコミュニケーション活性化のために非常に効果的な手段となります。標語は、全員が共有する目標や価値観を明示的に示すものです。これにより、全員が同じ方向を目指し、一体感を感じることができます。また、ポジティブなメッセージを伝える標語は、従業員のモチベーションを引き出す効果があります。特に、コミュニケーションの重要性を強調する標語は、その行動を推奨し、その価値を理解する助けとなります。

「一人ひとりの声を大切に！」
「コミュニケーションこそ、仕事の力！」
「明日の成功は今日のコミュニケーションから」
「話すも大事、聴くも大事！」
「共有こそ、強さの源！」
「言葉はチームをつなぐ魔法」
「コミュニケーションで、一緒に成長しよう！」
「全員参加、全員連携！」
「明るい職場作りはコミュニケーションから！」

これらの標語は、コミュニケーションの重要性を日々認識し、助け合い、共に成長するという価値観を形成するための一助となるでしょう。

「オフめし」で職場のコミュニケーションを活性化！

職場のコミュニケーションを活性化させることは、従業員の業務効率の向上のみならず、会社の生産性の向上にも有効です。あなたの職場においてもコミュニケーションが活発に行われているか、チェックし、改善策に取り組んでみてください。

オフィスの片隅にミニコンビニが設置できる「オフめし」も多くの企業様に、職場のコミュニケーションを活性化させるツールとしてご利用いただいています。職場にいつでも気軽に食事ができる「オフめし」があるだけで、従業員同士のコミュニケーションが自然と発生します。普段はなかなか話さない別部署の人との連携も生まれやすくなります。職場のコミュニケーションを改善したい、もっと活性化したいと考える方は、ぜひ「オフめし」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。